# SOME DEFINITIONS ## **Section Content** In the process of managing the human resources task, a number of individual words will be used. This section will explain those. ## **Explanations:** * Function box (Figure I.2.1) contains: \+ Reports list: List of new employees; Timekeeping Report; Monthly Salary Report \+ Order list: Calculate timekeeping, Calculate Payroll, Get timekeeping data.… ![I.2.1](/files/-MVTqhGPagHLeVdWnTDi) Grid/ data grid: Figure 1.2.2 * * The data display of all information after input the software. * Users can edit data on the grid * Filter data, right on the line with the icon ![](/files/-MVQPzTXsVsqf9AeyRta). ![I.2.2](/files/-MVTqhGRmaEMZiaTN2gs) Toolbar (Figure I.2.3): Using to typing information and search data. ![I.2.3](/files/-MVTqhGS6LUlj-Kt78Yg) Task bar (Figure I.2.4): The interface on the left of the screen contains 4 main modules of the software and a list of Item and management functions within each module. | **Module** | **Item and function** | | --------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------- | | General settings | Company information; Register a new user or delete Current user; User permission... | | Employees information | Staff information; Family information; Transferring position…. | | Timekeeping | Registration of overtime; Registration of leave; Calculation timekeeping ... | | Payroll | Pay Grade settings; List of dependents; Payroll…. | ![I.2.4](/files/-MVTqhGT27WRn1qCR4Wp) # General interface The user's screen usually consists of 6 parts and has the same design as Figure II.1.1. The usage of these interfaces is the same and is generally guided in Section II.2. With some special interfaces, there will be detailed instructions for each of them. * The red frame (1) - Toolbar: Use to fill data in. * The red frame (2) - Data grid: Use to display data, display reports. * The red frame (3): Use to import data from Excel file and export data to Excel file. * The red frame (4) - Function box: Use to select reports or commands. * The red frame (5): Implement the reports / commands in the box (4). * The red frame (6): Includes the function keys Refresh, Save, Delete data on the grid. ![II.1.1](/files/-MVTqyKAf11Gs4wz8zYw) # Instructions to create data ## **Section Content** Instruct users on how to create data such as employee information, maternity data, the shift data, leave registration data, etc. Method of creating data: * Typing the information directly in the software interface: This method is suitable when creating data for a small number of employees or the data is being saved as paper documents. * Create from Excel template file: This method is suitable for creating data for a large number of employees, and the data is saved in excel file format. ## **Method of creating data directly on the software interface** On the toolbar, follow these steps: (1) Typing the information -> (2) Click **Save** button to save the data to software. Figure II.2.1 ![II.2.1](/files/-MVTr6TIkOJQN3yfhl_Y) **Noted:** * Information with red color and asterisk \* are required to input data. * Icon ![](/files/-MVQQXzO6teAxeOlFuk7) is flashing: After clicking the **Save** button, if this icon flashes that mean the software has detected an error and user need to additional information into box where it appears. ## **Create data from the Excel template file** The steps are as follows: Take the sample file from the software -> Typing information in the template file and save -> Import the data from the template file into the software. ### **Step 1: Get template file** Follow the steps as shown in Figure II.2.2 ![II.2.2](/files/-MVTr6TKQrYpTOECzuVb) * (1): Click ![](/files/-MVTr6TLPIYYKPq3UpZA) to get template file. * (2): Select a folder to save the file. The default template file name is ImportGeneralExcel.xlsx (can rename the template file to suit users) * (3): Click **Save** to save template file. **Noted:** Regulations on folders name or template file names: English or Vietnamese without spaces and no accent. Example: FileMau.xlsx, DangKyTangCa.xlsx… ### **Step 2: Typing information in the template file** Typing information in the template file was taken in part **a**. Example: Typing the overtime registration information (Figure II.2.3) ![II.2.3](/files/-MVTr6TMzE2DyWAMu5Jz) **Regulations Typing information in the template file** * Do not insert columns or lines in the template file. * Do not blank lines between the two information lines. If the line is blanked, the information of the lines below the blank line will lose. * The columns containing the red title cell are required to fill in information. * Example of the incorrect information input: (Figure II.2.4) This is a common user error (the red frame and the red X letter) ![II.2.4](/files/-MVTr6TNILbzPxYOPZBk) ### **Step 3: Import data from template file in to software** Follow the steps as shown in Figure II.2.5 ![II.2.5](/files/-MVTr6TO_Kk-KojHCDJM) * (1): Click ![](/files/-MVTr6TPSp8rHa3qZnH7) button to import data from the template file. * (2): Find the template file, then click to the template file. * (3): Click Open. (It can ignore step 3 if double-click the template file). After steps 2 and 3, the data will be displayed on the grid of software as Figure II.2.6 ![II.2.6](/files/-MVTr6TQ4ytFl3drnrQ_) * (4): Click ![](/files/-MVTr6TRyVQPVWL3kDlK)button to save data to the software. Finished creating data with Excel file **Noted:** In the case: After click **Save**, the software displays a message of failure. Checked the input errors in the **Input Checking** column (Figure II.2.6). # Instructions to edit data ## **Section Content** After creating data into software, it can edit directly on the data grid. **Implementation instructions** * Columns with blue headline are allowed to edit. * After edit directly data on the grid -> Click ![](/files/-MVTr6TRyVQPVWL3kDlK) to save the data. Figure II.3.1, ![II.3.1](/files/-MVTrBd9ib4Ub_CjPtJZ) # Instructions to delete data **Section Content** This section contains instructions for deleting data currently displayed on the grid. **Implementation Instruction:** To delete data, follow these steps: (1) Select the checkbox to delete -> (2) Click ![](/files/-MVTrLqcQgdTzzmz-H-B)to delete data. Figure II.4.1 ![II.4.1](/files/-MVTrLqdkFlXRL2Ew_cV) **Noted:** To delete all data on the grid: Select all the rows on the grid with the Choosing all button Choosing all button (Figure II.4.1) in the headline or reselect to deselect all. # Instructions to export data from the grid into Excel files **Section Content** This section guide to export the information to an Excel file which were displayed on the grid. (This is a copy of the data grid in Excel format, also known as raw data.) **Implementation instructions** The steps are as follows: (1) Select the line to export data -> (2) Click![](/files/-MVQRD2k-vTa_NMnBSG6) -> (3) Select a folder to save the file and rename the file if needed -> (4) Click **Save** to export the data output to Excel file. (Figure II.5.1) ![II.5.1](/files/-MVTrS40IBdu4ypUV-nw) **Noted:** * Select all rows on the grid with the Choosing all button in the headline or reselect to deselect all. * Corrupted Excel file in the case: \+ Save the file into the Vietnamese names folder with accents or special characters. \+ Set file name in Vietnamese with accented or special characters. # Instructions to export the Report file ## **Section Content** This section guides how to export report files in grid view and view as Excel file ## **Implementation Instruction** ### **View report on data grid** ![II.6.2](/files/-MVTrXADsW7HJpBHbwK3) Follow the steps (Figure II.6.2) * Step 1: Click the Function box to display a list of reports * Step 2: Select the report to view * Step 3: Click **Implement**. * Step 4: Select the information on the dialog box just appeared. ![II.6.2](/files/-MVTrXAE89lIbp4RmALy) Example: (Figure II.6.2) In the Location Tab: choose to export data of X01 Department, AUDTO Department, KCS Group. In Tab From Date to Date: select to export data from February 1, 2020 to February 29, 2020 * Step 5: Select **View on grid**. * Step 6: Click **OK** to continue or click **Cancel** to cancel The report will display on the grid as Figure II.6.3 ![II.6.3](/files/-MVTrXAFwlG94LwJG2UI) ### **View report as excel file** * From Step 1 to Step 4: Implement the same part **a** * Step 5: Select **Export to Excel**, then click **OK** to export the report as Excel or **Cancel** to cancel the order. Figure II.6.4. ![II.6.4](/files/-MVTrXAG50w1rmO2tSh0) * Step 6: Rename the report file (if necessary) and select a folder to save. Example: Figure II.6.5 ![II.6.5](/files/-MVTrXAHJHGQTL-PvITH) **Noted:** The name of folder and Excel file must be writing closed together and no accent, no special characters. # The effect of the REFRESH button is on the software **REFRESH** button (Figure I.7.1): using to refresh or reload data on the grid. ![I.7.1](/files/-MVTrag0wuVm6o9Yh_sV) # Instructions to changing Languages ## **Section Content** Currently, the software supports three languages VIETNAMESE - KOREAN - ENGLISH. ## **Implementation Instruction** After logging in to software, click on the flag icon (at the top left of the screen) to choose the language that suits the user. (Figure II.8.1). ![II.8.1](/files/-MVTrecUXLqGXejfbxya) # The Utility Group the Data on grid ## **Utility Content** Support group data on grid according to user's criteria and help users read data more easily. ## **Implementation Instruction** * Implementation: On the data grid, in the headline, click and drag up the information columns to group data. Depending on the user criteria, which column will click and drag up the first or later. it can be dragging no limited one column or more ones. * Example: Group data by EMPLOYEES and DATE columns, follow the direction of the arrow and the result ![](/files/-MVTriaJ9RZNM0t9rrCa) Result. ![](/files/-MVTriaKY9a2zUMXucgb) # The Utility Filter Data on the grid ## **Section Content** This utility helps users to filter the information to be searched on the data grid. ## **Implementation Instruction** The framed section is the support section to fill in the information. (Figure II.10.1) ![II.10.1](/files/-MVTrmGUSX8JlisY0Nec) **Noted:** Use the asterisk \* symbol to representation for a string of numbers or letters. For example: In Figure II.10.1, the asterisk \* symbol represents to the characters standing before and after the word "MINH". # INSTRUCTION TO LOG IN - LOG OUT - EXIT THE SOFTWARE ## **Log in** Double click on the icon ![](/files/-MVTrqaDKkRrc4axxMeh) to start the software. After starting the Smartbook personnel management program, user will fill in the login information in the dialog box as shown in Figure III.1.1: ![III.1.1](/files/-MVQUv80VSfN9NGlGRDE) After click Login button, if the account is valid and the correct information, user will be log into the main interface of software. ## **Logout - Exit** To log out of the user or exit the software: Go to SYSTEM -> select LOG OUT or EXIT (Figure III.2.1) ![III.2.1](/files/-MVTrqaF22fH857olpF5) # GENERAL SETTINGS MODULE The GENERAL SETTINGS module (Figure IV.1) use to establish initial information or changing existing information and application for all the company. This module includes the following items: * Company information. * List of departments, divisions, teams, groups, positions ... * List of gender, ethnicity, religion, education level ... * Registration a new user or delete an existing user. * Decentralized use * … ![IV.1](/files/-MVTrv7V-ROY_AnW6QOv) # Company information ## **Content description:** This item manages company information such as name, address, contact phone number, … ## **Implementation Instruction** 1. **Guide to creating new** Follow the steps: (1) In the Taskbar, choosing ![](/files/-MVTs0WDZdp09gsRTYuH) -> (2) Typing the company information in the toolbar -> (3) Click Save. After setup is complete, the data will be displayed as Figure IV.1.1. ![IV.1.1](/files/-MVTs0WErKi8f0ttkw-d) **Instructions to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in the section **II.3, II.4, II.5, II.6.** # Structure of the Departments, Divisions in the enterprise (Guide to create Factory, Area, Department) ## **Section Description** Each enterprise will have private structure of department or division to serve statistical work and employee management. The organizational structure of an enterprise is divided into several levels. These organization level will be created by users in the order of the First Level -> the Second Level -> Level ... n Example: (figure IV.2.1) * The first level: Factory 1, Factory 2, Factory 3…. * The second level: Area 1, Area 2…This organization level belongs to the first level. * The third level: Department 1, Department 2, …This organization level belongs to the second level. ![IV.2.1](/files/-MVTs4MCEAypbbQJ8VIk) ## **Implementation Instruction:** ### **Guide to create, adjust the FACTORY** #### **Guide to create new factory** Follow the steps: (1) In the Taskbar, choosing ![](/files/-MVTs4MDuHYAaiAc0ZIA)-> (2) Typing the Factory information in the toolbar -> (3) Click Save. Once create successfully, the data will be displayed as in Figure IV.2.2. ![IV.2.2](/files/-MVTs4MECFRDeY4nXqJl) #### **Instructions to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in the section **II.3, II.4, II.5, II.6.** ### **Guide to create, adjust the AREA** #### **Guide to create new area** Follow the steps: (1) In the Taskbar, choosing ![](/files/-MVTs4MFFeBZOxu1QumP)-> (2) Typing the Area information in the toolbar -> (3) Click Save. Once create successfully, the data will be displayed as in Figure IV.2.3. ![](/files/-MVTs4MG6GCIBX8I7wNy) IV.2.3 #### **Instructions to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in the section **II.3, II.4, II.5, II.6.** ### **Guide to create, adjust DEPARTMENT, GROUP (TEAM)** Perform the same as creating, adjustment the AREA. # The Create / Adjust Position Item ## **Item Description** This item manages the positions of Staff, Workers, Managers…in the company ## **Implementation Instruction** ### **Guide to create new Position:** In the Taskbar, choosing ![](/files/-MVTsDIJL_LnYXRW-kWw). Create data according to the instructions in section **II.2**. Once created successfully, the data will be displayed as Figure IV.3.1. ![IV.3.1](/files/-MVTsDIKW4RmCIMzpOi4) ### **Instructions to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in the section **II.3, II.4, II.5, II.6.** # The Create / Adjust Position Type Item ## **Item description** This item has the same meaning and usage as the above Position Item. Types of positions such as IT, Accounting, Admin … ## **Implementation Instruction** ### **Guide to create New data** In the Taskbar, select ![](/files/-MVTsHb9l9F9MrbJ4hmq). Create new data according to the instructions in section **II.2**. Once created successfully, the data will be displayed as Figure IV.4.1. ![IV.4.1](/files/-MVTsHbA6Fuht_Ln1AzJ) ### **Instructions to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in the section **II.3, II.4, II.5, II.6.** # The Create/ Adjust Job Titles Item ## **Item description** This Item uses to classify titles in offices, or factories … ## **Implementation Instruction** ### **Guide to create new data** In the Taskbar, select ![](/files/-MVTsKv8GXHkgFOmsBP5) Create new data according to the instructions in section **II.2**. Once created successfully, the data will be displayed as Figure IV.5.1. ![IV.5.1](/files/-MVTsKv9iE38LtM2jyXK) ### **Instruction to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in the section **II.3, II.4, II.5, II.6.** # The Create/ Adjust Labor Contract Item ## **Item description** This Item manages the list of contract types such as probationary contract, one-year contract, permanent full-time labor contract, contract appendix … ## **Implementation instruction** ### **Guide to create new data** In the Taskbar, select ![](/files/-MVTsPzPiTvmryocPS8E). Create new data according to the instructions in section **II.2**. Once created successfully, the data will be displayed as Figure IV.6.1. ![IV.6.1](/files/-MVTsPzQjYEmL_DJ5R4j) **Explanation:** * From date: Effective date of a labor contract type. * Number of days; months; years: Effective period of labor contracts. * Annex: tick here if there is appendix of the labor contract. * Working days: tick if the labor contract is short-term type. For Example: the 6-days labor contract type only calculates the actual working days excluding Sundays or state holidays … * Percentage of salary: this can be blank if the labor contract is a one-year, two-year or permanent full-time. ### **Instruction to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in the section **II.3, II.4, II.5, II.6.** # The Create/ Adjust Contract Process Item ## **Item description** This list manages Contract Processes and supports users to create new ones by themselves. Although some contract processes is available in the software, depending on the enterprise requirements, users can create more the contract processes and apply to employees after recruitment. ## **Implementation Instruction** ### **Guide to create the Contract process** In the Taskbar, select ![](/files/-MVTsTU6dFo1J-ZY3k7D). Create the new contract process according to the instructions in section **II.2**. Once created successfully, the data will be displayed as Figure IV.7.1. ![IV.7.1](/files/-MVTsTU7TclKAC3PK9lZ) **Explanation** * Contract process: Select code of contract process. If create new, can typing directly. * Contract code: Select contract code (already created in section IV.6). * No.: Select the priority of which contract to sign first and which contract to sign later. ### **Implement to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in the section **II.3, II.4, II.5, II.6.** # The Create/ Adjust leave type Item ## **Item description** This Item uses to register the leave for employees: annual leave, sick leave, and maternity … ## **Implementation Instruction** ### **Guide to create new data** In the Taskbar, select item![](/files/-MVTsYAIGQJT1GUMF2-X). Create the new leave types according to the instructions in section **II.2**. Once created successfully, the data will be displayed as Figure IV.8.1. ![IV.8.1](/files/-MVTsYAJ3i6jH0SgJUEL) **Explanation:** * Leave type: Enter code of leave type. * Salary; Without salary; Insurance; annual leave; Miscarriage; Antenatal check-up ...: tick the information depends on the type of leave. * No approvement: Applies to the absent case without superior approval * Number of months, days: The maximum period of leave is allowed when registering the respective leave type. For example, maternity leave is only approved 06 months maximum. ### **Implementation to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in the section **II.3, II.4, II.5, II.6.** # The Create/ Adjust Regions Item ## **Item description** This Item manages the data on: * Ethnic groups: Kinh, Tay, Muong… * Address: Commune, Ward, District, Province, City ## **Implementation Instruction** ### **Guide to create new data** In the Taskbar, select item ![](/files/-MVTtK8982xQsHy1xPxM). The software has available information in accordance to the insurance standards. In case of new additions, Excel Data Creation Method will be used (Data Creation Guide - Part II.2.3). ![III.8.1](/files/-MVTtK8AWN25ZY778BAL) ### **Implementation to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in the section **II.3, II.4, II.5, II.6.** # The Create/ Adjust Hospital Item ## **Item description** This item manages and supports users to register the new insurance medical examination place for their employees. Although the Software has built-in information on medical examination places in accordance to State regulations, depending on the enterprise requirements, users can create more. ## **Implementation Instruction** ### **Guide to create new data** In the Taskbar, select item ![](/files/-MVTsbC0GS5bx4pxgwKF). Create new data according to the instructions in section **II.2**. Once created successfully, the data will be displayed as Figure IV.10.1. ![IV.10.1](/files/-MVTsbC1XUgrel9-I-vW) ### **Implementation to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in the section **II.3, II.4, II.5, II.6.** **Notice:** Codes of provinces, cities and hospitals follow the State’s codes. # The Create/ Adjust Hazards Item ## **Item description** Each employee will have a hazards code corresponding to the job for enterprise classify and provide the suitable regime. ## **Implementation Instruction** ### **Guide to create new** In the Taskbar, select item ![](/files/-MVTsfIY1_2WgWMNdzt-). Create new Hazards code according to the instructions in section **II.2**. Once created successfully, the data will be displayed as Figure IV.11.1. ![IV.11.1](/files/-MVTsfIZnPk_nc9oGDgp) **Explanation** * Hazards percentage: The enterprise assesses the hazardous level to calculate allowances for employees based on this ratio. For example: The hazards percentage is 5 - that means, the employee's hazards allowance will be equal to 5% of the salary under to the company regulations. ### **Implementation to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in the section **II.3, II.4, II.5, II.6.** # The Create/ Adjust Job Code Item ## **Item description** The creating of the Job Code has the very important role because it will be the basis for building, managing and calculating salaries for employees. Each enterprise will have the rule for creating their Job Code based on enterprise management purpose. Each employee will have a job code corresponding to the job they are doing. ## **Implementation Instruction** ### **Guide to create new Job Code** In the Taskbar, select item ![](/files/-MVTsj7gw4D5zPv3gsAI). Create new Job code according to the instructions in section **II.2**. Once created successfully, the data will be displayed as Figure IV.12.1. ![IV.12.1](/files/-MVTsj7hCX1uezCa7jOk) **Explanation:** * Job Code: Typing the Job Code as required by the company. * Hazards: Select the hazards ratio corresponding to the job. ### **Implementation to edit, delete, and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in the section **II.3, II.4, II.5, II.6.** # The Users List Item ## **Item description** This item manages the software users list and set up the data access permission to users ## **Implementation Instruction** ### **Guide to create new** In the Taskbar, select item ![](/files/-MVTsnHCItqFvmUojchp) -> Click the button ![](/files/-MVTsnHDNWjSBSTs6Gck) -> Typing the user information into the dialog box as in Figure IV.13.1 -> Click **Save**. ![IV.13.1](/files/-MVTsnHEtR3FwSh15VXL) After completing the information, the data will be displayed as Figure IV.13.2. ![IV.13.2](/files/-MVTsxolHtwKquVKz8NP) ### **Guide to edit** * Step 1: In data grid, tick the line is required to editing (figure IV.13.2) * Step 2: Click button ![](/files/-MVTsxomtrjyiSb0E6mS) * Step 3: Edit the information on the dialog box. * Step 4: Click **Save** to save the new information. 1. **Explanation information in data grid:** * Manager: the users is the management level. This level can view and permit access to users at the subordinate level. The default management is admin. * User name: name of user log in the software. ![IV.13.3](/files/-MVQUv80VSfN9NGlGRDE) Password: password to Login the software * Name: full name of user. * Group: Using to group users according to certain criteria of each company. * Access permission: Using to permission the data access for the first level. Example: figure IV.13.2, the account name **bich** and **huong** only permit access to employee list belong to factory X01; the account name **tham** only permits access to data of factory X03, X05, TV03, TV05… # The Register User Permission Item ## **Item description** This Item has function to registration the using permission for users. ## **Implementation Instruction** In the Taskbar, select ![](/files/-MVTtVOT3_mRACcuqaBS) , figure IV.13.1 is the interface of this Item. ![IV.13.1](/files/-MVTtVOULMPEPl4pGNCk) ### **Steps required to setup user permission** Step 1: Select the user that needs permission in the USER LIST section. Step 2: Tick in to the EDIT, VIEW. Step 3: Click **Save** to save user right. 1. **Explanation** * List of users: display list of all current users * Permission Group: is the group of modules (indicate in red line box No. 1 in figure IV.13.2). * Functions: is the group of items and functions of the software (indicate in red line box No.2 in figure IV.13.2). ![IV.13.2](/files/-MVTtVOV3FiPS5Pc1P8H) * EDIT: Permission to view and edit data. * VIEW: Permission to view but not allowed to edit data. * TABLIST: Using to setup permission by tab. If left blank, this user has authority to the entire tab in the interface. For example (Figure III.13.3): the interface includes tabs: General, Input New employee, Utilities ![IV.13.3](/files/-MVTtVOWE5cTTcsjcSqu) # The Item of Create/ Adjust holiday or leave ## **Item description** This Item manages the annual holiday or leave schedule according to State regulations or specific regulations of the company. ## **Implementation Instruction** ### **Guide to create new** In the Taskbar, select ![](/files/-MVTtZ7ZQuDxEZSGFFeq). Create new data according to the instructions in section **II.2**. Once created successfully, the data will be displayed as Figure IV.15.2. ![IV.15.1](/files/-MVTtZ7_BIINg6APH8dH) ### **Implementation to edit, delete, and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in the section **II.3, II.4, II.5, II.6.** # The Item of Create/ Adjust working shift for the company ## **Item description** This section explains how to set up a Shift for the company. ## **Implementation Instruction** ### **Guide to setup the shifts** In the Taskbar, select item ![](/files/-MVTtdCQJxffpXnioDcr) Create new data according to the instructions in section **II.2**. Once created successfully, the data will be displayed as Figure IV.16.1. ![IV.16.1](/files/-MVTtdCRkH8kkbHtjtoc) **Explanation:** * The shift code: is prescribed to give a name as follows: "\*\* - Shift \*": \*\* is the numeral and shift \* is the shift group and separated by a - * Symbol: will display on the report which has the shift registration instead of the Shift code, this symbol will vary depending on each company. For example, an administrative shift is named as HC by the company, yet other company names it as Ca1. * From time; To time: Time starts a shift and time finishes a shift. * Breaktime from; Breaktime to: Breaktime of a shift. * Minimum minutes: the minimum value that employees must to work in a shift to be counted for timekeeping. For example: Minimum minutes is 60. That means: If an employee works only 55 minutes, timekeeping will not be counted for that 55 minutes. * Minutes allow late coming; Minutes allow early leaving: The time that employees come late and leaves early but it still counts working on time. * Limited time before starting shift; Limited time after shift ending: this is a timeline; the software gets timekeeping data for that shift based on this timeline. For example: The working hours of a shift is from 07:00 to 16:00; Select the Limited time before starting shift is 2 hours; Limited time after shift ending is 6 hours. If the employee registers to work in this shift, the software will get timekeeping data from 05:00 to 22:00 for that employee’s timekeeping calculation. ### **Implement to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in the section **II.3, II.4, II.5, II.6.** # The Employee Information Item ## **Item description** This Item uses to manage the basic employee information and administrative reports. This Item has the following data tabs: \- General tab: Display the employees’ information and administrative reports. \- Input new employee Tab: Using to creating new employee information. \- Utilities tab: Utilities support updating the employee information, changing the employee code ... ## **Implementation Instruction** In the Taskbar, select the item ![](/files/-MVTtjBROFsQrex_fGYb) . ### **Input new employee Tab** This tab uses to create new employee information in the software. (Figure V.1.1) ![V.1.1](/files/-MVTtjBSuZ2NeJTFrilm) **Instructions for creating the new employee information:** * Method 1: Typing employee information directly on the data grid (fill in the red framed section) -> Click the SAVE button to save the data. **Noted:** * Columns with the red headers should not be blank: Employee code; Full name; Date of birth; Gender; ID number; date of starting work. * Address column: Input data in the format: House number, lane/hamlet – Ward/ commune - District – City/ province. * Date of Birth column: The software supports to typing under 03 formats: * dd / MM / yyyy: The employee has full information of date, month, year. * MM / yyyy: The employee only has information of month and year. * yyyy: The employee only has information of the year. * Method 2: Get employee information data from Excel file template Following to the instruction in section II.2.3. ### **Instructions to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, following to the instructions in section **II.3, II.4, II.5, II.6.** **General Tab** This tab shows the details employee information. This tab consists of 2 parts: The grid on the left of the screen and the **Main Information** Tab occupied the majority space of the screen. \- The grid on the left of the screen shows the employee list or some data of the reports. \- **Main Information** Tab shows details of employee information. Method displays employee information: • Method 1: Typing the employee code or ID number in the Search box -> Click the Search button. • Method 2: Click inn the line on the grid (Figure V.1.2). ![V.1.2](/files/-MVTtjBT17CU-GdE4u0Q) **Instruction to edit data** Edit the data directly into the cells in the **Main Information** tab, then click the **Save** button to save the data. **Instruction to delete data** Tick into the employee needed to delete on the left grid, then follow the instructions in section II.4. **Instruction to export data** Following to the instruction in sections II.5 and II.6 1. **Reports explanation and instructions for using some special functions** * Employee list: This report displays all employee information including working, leave and resignation. * Working Employees list: This report shows a list of the working employees and excluding leave. * List of working and leave: This report shows a list of the working employees and including leave. * Newcomers list: This report shows a list of new employees who start working in the period of time. * List of employees resigned: This report shows a list of employees who quit their jobs in the period of time. * Application for changing location: Print an application to move to a new working location. * Printing employees’ card: Instructions for Printing (Figure V.1.3): Step 1: Select the employee need to print the card on the grid ![V.1.3](/files/-MVTtjBU7v_pFqWbChV4) Step 2: In the **Function Box**, Select **Print employee card** and press the **Implement** button Step 3: Select **Preview print file** Step 4: Click the **OK** button to preview (shown in Figure V.1.4) Step 5: Click the print icon to print a card. ![V.1.4](/files/-MVQVKtJVQYJqL1yvNKZ) **List of other reports** * List of new employees. * List of resignation employees * List of birthday employees. \* 1. **Utilities tab** This tab supports some utilities such as: Changing employee code, updating employee data from Excel, updating the big amount of employee photos ![](/files/-MVTtjBWdjRDnEeF6-0o) **Utility to change employee code** Be used in case user want to edit the Employee Code (Figure V.1.5). Typing the old code and new code then click CHANGE CODE to proceed. ![V.1.5](/files/-MVTtjBXSZSmebrbG3w-) **Utility to update data by employee code** Use this utility when user want to edit or add information to 1 or all employees in the enterprise. For example: Additional temporary address for employees, follow these steps: \- Step 1: Click the GET TEMPLATE button to get the Excel file template. \- Step 2: Typing the new information or edit the old information in the sample file (Figure V.1.6). **Noted:** Typing only 1 type of information in the VALUES column in one time of edit or addition of information ![V.1.6](/files/-MVTtjBYR3UAIHksUvYL) Step 3: Click the URL button and then choosing the file was filled in at step 2 (Figure V.1.7). ![V.1.7](/files/-MVQVKtNWl5fXMqMIswV) Step 4: Select the input data is Temporary Resident (TV) -> click ENTER button to input data into the software (Figure IV.1.8). ![V.1.8](/files/-MVTtjB_jEh09S3UClPj) **Utility to update photo for employees** To update photos for employees, follow these steps: \- Step 1: The image is given name according to employee code and store all images in the same folder. (Figure V.1.9) ![V.1.9](/files/-MVQVKtPu6n123mTYhiW) Step 2: Click button ![](/files/-MVTtjBbpLJqZUkpd52W) then finding the image storage folder, after that selecting the image to import as shown in Figure V.1.10. * Step 3: Click OPEN button to execute the order or click the CANCEL button to cancel. ![V.1.10](/files/-MVQVKtRkqqEEblM7mPB) # The Item of Family Information and Employees enjoy the baby regime ## **Item description** This Item manages the employee’s relatives' information such as children, parents, etc. ## **Implementation instruction** ### **Instructions to create data:** In the Taskbar, select ![](/files/-MVTtnrrF514vWbWpw6q). Creating information follows to the instructions in section II.2. After creating, the data will be displayed as Figure V.2.1. ![V.2.1](/files/-MVTtnrsZTjwOPCNb_E-) **Explanation.** * Submitted Paper: This column confirms information. * Baby-care day: The starting date is counted to receiving the regime of the baby under 6 years-old. ### **Instructions to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in section **II.3, II.4, II.5, II.6**. ### **Instructions to use some special functions** * Print the early leave card: This function uses to print the card for the employees enjoy the regime who take care baby under 1 year old. To print the card: Select the Report of **Small children under 1 year old (Female employees)** in the Function box -> Then following to the instructions in V.1.2.2.d. Early leave card will be shows as Figure V.2.3 ![V.2.3](/files/-MVQWK2PaCGbzKuuttkl) **List of other reports** * See all employees. * List of dependents. * List of children under 1 years-old (Female employees). * List of children under 6 years-old (Female employees). # The Item of Changing employees’ location between Departments/ Groups… ## **Item description** This Item uses to manage the working location and the history of location changing from the start working day until to the current of employees. ## **Implementation Instruction** ### **Instruction of location change** In the Taskbar, Select ![](/files/-MVTts9F-I0kC38TgiYb) -> Typing the data on the toolbar -> Click the **Import** button -> Click the **Save** button to save the location changing information. ![V.3.1](/files/-MVTts9GwINbz9NAb5aS) **Explanation:** * Location: Select new locations by factory, area, department. * Job code: the job code is created in section IV.12. ### **Instructions to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in section **II.3, II.4, II.5, II.6.** ### **Instructions on how to display the history of location changing** First, Typing the Employee Code -> click the button ![](/files/-MVQWTrRuyZZbRC8fq7d)-> The history of location changing of the employee will be displayed on the data grid (Figure V.3.2). ![V.3.2](/files/-MVTts9IuDkn_myLLJqA) **List of reports** * List of the detailed location changing * List of the general location changing. # The Item of Position change ## **Item description** This Item uses to manage the positions and history of position changing from the start working day until to the current of employees. ## **Implementation instruction** ### **Instructions to change position** In the Taskbar, Select ![](/files/-MVTts9F-I0kC38TgiYb) . To change the position, follow the instructions in section **II.2**. After finishing to input, the data will be displayed as Figure V.4.1 ![V.4.1](/files/-MVTtwOtGf7uTBrqrnVD) ### **Instructions of edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in section **II.3, II.4, II.5, II.6.** ### **List of reports** * List of the position changing # The Resignation Item ## **Item description** This Item uses to create and manage the resignation and dismissal decisions. ## **Implementation instruction** ### **Instruction to create the decision** In the Taskbar, Select ![](/files/-MVTu-LWTNut5gBPbg8s). To make a decision of resignation, follow the instructions in section **II.2**. After creating, the data will be displayed as Figure V.5.1 . ![V.5.1](/files/-MVTu-LXAakKJ8WOlwBu) **Explanation** * Status: is the status of the resignation decision. Including 3 status: Approvement, Cancel, Plan. * Approvement: Approval for Resigned contract. * Cancel: Cancel the decision of resignation/ dismissal. * Plan: Applies to the cases that there has not decided official, just a plan yet. ### **Instruction to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in section II.3, II.4, II.5, II.6**.** ### **Instructions for using some special functions** * Print the resignation decision: Step1: Select the **Decision List** in the Function Box to display the employees list on the data grid Step 2: Tick the employees need to print the decision. Step 3: In the Function box, Select **Print The Decision** as shown in Figure V.5.2 Step 4: Click **Implementation** Step 5: Implement according to the instructions of the software. ![V.5.2](/files/-MVTu-LYkN6uCAwmwAFe) # The Disabled Employees List Item ## **Item Description** This Item manages the list of disabled employees who are working in the enterprise. ## **Implementation instruction** ### **Instruction to create information** In the Taskbar, Select ![](/files/-MVTu3h2Givr-2ohF4AT) . To create the new information of disabled employees, follow the instructions in section **II.2**. After creating, the data will be displayed as Figure **V.6.1** ![](/files/-MVTu3h3zW9xxD4YG5_S) V.6.1 1. **Explanation** * Reason: The reason has led to disability. * Percent: the percentages of disability. * From…to: the disabled time, if disability for life, the **To date** column can be blank * Approval: the regime confirmation is disabled employees. ### **Instruction to edit, delete, export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in section **II.3, II.4, II.5, II.6.** ### **List of report** * List of disabled employees # The Disciplinary violations management Item ## **Item description** This Item stores and manages employees' disciplinary violations. ## **Implementation instruction** ### **Instruction to input the violations information** In the Taskbar, select ![](/files/-MVTuLe5I_MvhaLifIkg). Input the information into the software, follow the instructions in section **II.2**. After creating, the data will be displayed as Figure **V.7.1** ![](/files/-MVTuLe6rV5EEVxribQl) V.7.1 ### **Instruction to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in section **II.3, II.4, II.5, II.6**. 1. **Reports Explanation** * List of the minutes has in force: is a list of the minutes that have been made and are doing in force by the time. * List of the minutes date: a list of the minutes has been made by the time. * List of the minutes by end date: is a list of minutes that have been made and have the end date by the time * Synthesize and manage violations of the company policies, rules: this is a list of violations disciplinary records of each employee in 1 year. * Print the invitation to handle the labor discipline: print the minutes of inviting staff to attend the meeting to handle the labor discipline. * Violation record: print the record on handling the employee's violation of discipline. * Record of labor discipline review: is a record used to consider the penalty when the employee is not present to attend the meeting the discipline when the number of times of sending the invitation is exceeded as prescribed. * Record of labor disciplinary action: is the record sent when the employee did not attend the disciplinary meeting when it exceeds the number of times of sending the invitation as prescribed. * The decision to handle the labor discipline: is a decision given to discipline the employee. # The Item of Protective Clothing Distribution ## **Item description** This Item manages the distribution of protective clothing. ## **Implementation instruction** ### **Instruction to input information** In the Taskbar, Select ![](/files/-MVTu9pQ9B4bqSwLndxL) . To create information, follow the instructions in section **II.2**. After creating, the data will be displayed as Figure **V.8.1.** ![V.8.1](/files/-MVTu9pR1fvTW02IC31n) ### **Instruction to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in section **II.3, II.4, II.5, II.6** 1. **Reports Explanation** * List of clothing distribution: A list of protective clothing were distributed by the time # Instruction to register overtime ## **1.1. Item description** This Item manages the employees overtime registration data ## **1.2. Implementation instruction** ### **Instructions for registering overtime information** In the Taskbar, Select ![](/files/-MVTuTv3nvJrwQKOK7Bg). To register, follow the instructions in section **II.2.** The data will then be displayed as Figure **VI.1.1.** ![VI.1.1](/files/-MVTuTv4R6tNhg6ogDC3) ### **Interface Explanation:** * Overtime registration: the number of hours register overtime (unit is the hour). * Overtime type: there are 5 types of overtime (overtime after; overtime before; overtime noonday; overtime offset; overtime no offset) \* * Overtime on working day: * Overtime after: the overtime after working time. * Overtime before: the overtime before working time. * Overtime noonday: the overtime during lunch break. * Overtime on Sundays or holidays: * Overtime offset: Overtime registration then the employees can get one day for off work. * Overtime no offset: Registration overtime without compensatory day-off. * The Shift: Working shift, based on this shift to calculate overtime for employees ### **Instruction to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in section **II.3, II.4, II.5, II.6** 1. **Reports Explanation** * Detailed overtime registration table: The list of overtime registrations of each day for each employee ![](/files/-MVTuTv5csHJQxxMnczX) * General overtime registration table: the list of multi-days overtime registrations of employees. ![](/files/-MVTuTv6KapuxXOHnNR7) # Shifts registration for employees ## **Content** **description** This item manages the shift registration for employees. ## **Implementation instructions** ### **Shifts registration instructions** In the Task bar, choosing ![](/files/-MVTuXbpqueoTbOtpL6o). Shifts registration implement same as the Instructions in the section **II.2**. and then the data will be displayed as the Figure VI.2.1. ![](/files/-MVTuXbq2qNn00Gu9stH) VI.2.1 1. **Explanations** * From date, to date: is the time of the effective shifts. If it is a fixed shift, the **To date** column is blank; if it is a temporary shift, the information must be fill in the **To date** column. * Registration type: \* * Digit 0: is a fixed shift. * Digit 1: is a temporary shift. * Bonus hours: Is the number of hours added if working full time of the shift. Using in case the enterprise adds working hours to employees as a reward * Overtime in advance: In the case register an **Overtime in advance** for employees, this Interface can also support. Users can choose registration overtime in advance here. **Note**: If Worker A registers the fixed shift 01 from April 1, 2020 then he registers temporarily shift 02 from April 5, 2020 to April 10, 2020. The working time of this worker as follows: From April 1, 2020 to April 4, 2020 is Shift 01; From May 5, 2020 to April 10, 2020 is Shift 02; From April 11, 2020 onwards is Shift 01. ### **Instructions to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in the section **II.3, II.4, II.5, II.6.** 1. **Reports explanation:** * List of registered shifts by day: A list of employees who register shifts by day. * The list of shift registration in a period of time: A list of employees who register shifts in a period of time. * Detailed shift table: A list of detailed shifts of employees for the reporting period. ![](/files/-MVTuXbrWxvZgjko5bdR) * List of unregistered shifts: This is a list of employees who have not registered shifts and do not register for leave. * The list of wrong shift registration: is the list of employees who registered for 02 consecutive shifts but not separated at least 12 hours. * Aggregate number of shifts: is a summary of the number of employees working by shifts, by day of a division. ![](/files/-MVTuXbsG_4CD_uuc1T0) # Instructions to Get Data from Timekeeping Machine ## **Function description** This function uses to get data of the start and end time of the shift of each employee from the timekeeper. Also, it can add timekeeping data in case of missing data. ## **Implementation instructions** In the Task bar, choosing ![](/files/-MVTuar53En0G_NtZi65) -> the interface will display two main tabs: General Tab and Delete List Tab. ### **General Tab** ![](/files/-MVTuar6-6DcZEmq88KG) VI.3.1 #### **Instructions to get timekeeping data: there are 2 methods** * **Method 1**: Get data for all employees. Follow the instructions in the Figure VI.3.2 ![](/files/-MVTuar7bFI3p-ve59Tn) VI.3.2 Step 1: In the Function box, choose “Get timekeeping data”. Step 2: Click Implement button. Step 3: Select the data by filter available, there are filter by location and by time. Step 4: Click the OK button to get data or click Cancel button to cancel. * **Method 2**: Get data according to employee code. Follow the instructions in the Figure VI.3.3 ![](/files/-MVTuar8fBxXgndq_acr) VI.3.3 Step 1: In the Function box, choose “Get timekeeping according to employee code”. Step 2: Click Implement button. Step 3: Select the period to get data. Step 4: Click OK button. Then the interface will display as Figure VI.3.4 ![](/files/-MVTuar9eJ3VjjP1iIx_) VI.3.4 Step 5: Select the employee to get timekeeping data. Step 6: Click the OK button to implement or click Cancel button to cancel. #### **Additional guidance for timekeeping information for employees** Implement same as the instructions in the section **II.2** * Date, Time: is the date and time add to the timekeeping. * In/out: the status of the time in/ time out. * Reason: This is the reason for adding time in / time out. #### **Instructions to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in the section **II.3, II.4, II.5, II.6.** 1. **Reports explanation** * Timekeeping list by the shift registration: A list of employees had timekeeping data in accordance with the registered shift. * List without timekeeping data by the shift registration: A list of employees who have registered shift but no timekeeping data. ### **Delete List Tab** This Delete List tab storing the timekeeping data were deleted in the "General Tab" by users. **Noted:** When retrieving timekeeping data from the timekeeper, the Smartbook software will not retrieve the employee data that the user has previously deleted. 1. **Instructions to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in the section **II.3, II.4, II.5, II.6.** # Instructions to register the Outgoing Employee information ## **Function description** This function helps to manage information about going outside during working hours of employees. ## **Implementation instruction** ### **Instructions to register information** In the Task bar, choosing ![](/files/-MVTufcqoWfYbjG0u5jI) . Implementation to register same as the Instructions in the section **II.2**. and then the data will be displayed as the Figure VI.4.1. ![VI.4.1](/files/-MVTufcr6KkazXvVf6Nc) **Interface Explanation** * The hour of going outside deducted from working hour: The time of going outside during working time. * Total hours of going outside: Is the hours of going outside, including breaks time between shift. ### **Instructions to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in the section **II.3, II.4, II.5, II.6.** 1. **Reports explanation** ![](/files/-MVTufcsHSby1NUi6fQG) * Table of employees going outside from the timekeeping data: An analysis table from the actual working attendance data of the employee. * Table of approved absent in details: A list of employees is going outside in details and input by user. ![](/files/-MVTufctwfQbPuV_3IxM) * The general table of approved absence: A list of employees is going outside in the choosing period ![](/files/-MVTufcuFmiEl0ilCY0V) # Maternity Registration Instructions ## **Function description** This function manages the list of pregnant women from the first day of pregnancy to the time of delivery. ## **Implementation instructions** ### **Registration instructions** In the Task bar, choosing ![](/files/-MVTujmWhABxpz2qRVwd). Implementation to register same as the Instructions in the section **II.2**. and then the data will be displayed as the Figure VI.5.1. ![VI.5.1](/files/-MVTujmXF6AGLFSObkKT) **Interface Explanation:** * Due date: From this information, the software will calculate the first day of pregnancy for calculating the maternity regime. ### **Instructions to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in the section **II.3, II.4, II.5, II.6.** ### **Reports and functions** * List of pregnancy. * List of employees have entitlement: The list of pregnant eligible for maternity benefits (come late or leave early 1 hour compared to the company's regulations). * Maternity monitoring – nursing infant: This report summarizes of the monitoring from the first day of pregnancy until the time of giving birth and returning to work. * Print the leave early card for maternity: Use it to print the card for those who are receiving maternity benefits. Guiding prints the leave early card: \* * Step 1: In the Function box, Choosing List of employees have entitlement. Step 2: Click to employees need to print then implement as software guiding. # Instructions to register for Leave one or half day ## **Function description** This function manages the data of leave (annual leave, maternity leave ...), leave without approval, create invitations in case employees are leave without approval too much than regulation. ## **Implementation instruction** ### **Registration instruction** In the Task bar, choosing ![](/files/-MVTuoIgwYxGM3Pu2pq5). Implementation to register same as the Instructions in the section **II.2**. and then the data will be displayed as the Figure VI.6.1. ![VI.6.1](/files/-MVTuoIhfjT-79d4FVwi) **Interface Explanation** * Approval for leave filling: Use in case the employee registers leave to exceed the number of days allowed. For example, filling exceed the number of annual leave or the number of days off for pregnancy checkup… * PN tồn (Remaining annual leave): The number of days left by the previous year transferred to the new year. * PNĐN - Phép năm đã nghỉ: The number of leave day is used in the year. * PNTC - standards annual leave (Up to the end of year): The maximum number of leave days yearly under company regulation (excluding remaining annual leave from the previous year). * PNCL – Remaining annual leave (Up to the end of year): The remaining leave days can use until the end of the year. * PNTC – standards annual leave (Up to now): Is the maximum number of leave days is counted up to the present (excluding remaining annual leave from the previous year). * PNCL - Remaining annual leave (Up to now): The remaining leave days can use until now. ### **Instructions to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in the section **II.3, II.4, II.5, II.6.** 1. **Reports explanation** * List of absents: Is a list of employees' leave in a period of time. * Detailed annual leave table: A annual leave summary report by month for employees who are working and already off work. ![](/files/-MVTuoIisKbLNsyaVp3A) * List of absent by department: A statistical list of the number of employees taking leave by department. * Unusual leave registration: A list of employees who have registered to absent but still have timekeeping data for that day. * List of absent 5 times unapproved within 30 days: A list of employees who have taken leave without permission 5 times within 30 days. * Print invitation letter: This function uses to print invitations to employees who have been absent without permission 5 times. # Instruction to Register for Leave by hour ## **Function description** This guide applies to absent by the hour for employees and approval (come to work late or leave early). ## **Implementation instruction** ### **Registration instruction** In the Task bar, choosing ![](/files/-MVTuuX6tSTL1F_Ap4mO). Implementation to register same as the Instructions in the section **II.2**. and then the data will be displayed as the Figure VI.7.1. ![](/files/-MVTuuX7rOkxDmB0rRDd) VI.7.1 ### **Instructions to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in the section **II.3, II.4, II.5, II.6.** ### **Reports** * List of leave registration by hour: List of employees who register for leave by the hour. * A list of come to work late or leave early: This report shows a list of employees who come to work late and leaves early based on actual timekeeping. # Instructions to Timekeeping Calculation ## **Item description** After having all the information of: Shift registration, timekeeping data, overtime registration data (if any), absent registration data, maternity registration data ... then this section will guide to calculating timekeeping. In addition, if there is a lack of timekeeping that leads to the software cannot calculate it, users can add information in this step. ## **Implementation instruction** In the Task bar, choosing ![](/files/-MVTuylRabDh-h48VvK2) -> the interface will display as the Figure VI.8.1 ![VI.8.1](/files/-MVTuylS0nCFaOQ3HyHL) ### **Timekeeping calculation guiding** There are 2 methods * **Method 1**: Calculation based on employee’s code. (Figure VI.8.2). Step 1: Type the employee’s code. Step 2: Choosing the day and month need calculation. For example, select May 10, 2020 as shown in Figure VI.8.2, which means timekeeping calculation in May 2020. Step 3: Click the **CALCULATE** button. After calculating, click the **Search** button to display the calculation result. ![VI.8.2](/files/-MVTuylTJp1nxj2zUm_J) **Method 2**: Calculation timekeeping for all employees. (Figure VI.8.3) Step 1: In the Function box, choosing **Calculation timekeeping**. Step 2: Click Implementation. Step 3: Select filter values by location and by time Step 4: Click Implementation. Step 5: Click **OK** for calculation or **Cancel**. ![VI.8.3](/files/-MVTuylUTlD3raDK9TzF) ### **Timekeeping data additional guidance** If the case lack of timekeeping data such as: time in/out data, register the shift .... The software cannot logically perform to calculate timekeeping, it is possible to add timekeeping data at this function. To add data, follow the instructions in the section **II.2**. 1. **Interface Explanation** * Work hours: In case the data grid does not display employees' timekeeping, users can add the work hours here or in other sections. * Source of input: This information will show that data is inputted by user or calculated by software ### **Instructions to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in the section **II.3, II.4, II.5, II.6.** 1. **Reports explanation** * General timesheet (using symbols): A list of employees working each day (X - full shift, X1 - full shift plus 1 hour overtime, CP - vacation, kp - unauthorized absences). Figure VI.8.4 ![VI.8.4](/files/-MVQXhDbos-xmPqFNGtz) Detailed timekeeping table: A detailed report including information: how many working hours, how many overtime hours, how many hours are added under the regime… * When the detailed timekeeping Table is exported, the interface will appear a window as shown in Figure VI.8.5. Then select the filter criteria to shown on the report. ![VI.8.5](/files/-MVTuylWE1R7M84TWOVW) Explanation some of the filtering criteria (Figure VI.8.5): * In the dialog box containing many working time codes, depending on the user's request, select one or more codes to appear on the report. * QV, QR hours display: Select to show the time in/ out. * TC registration display: Select to display overtime register The report of Detailed timekeeping table will be in excel format as the Figure VI.8.6 ![VI.8.6](/files/-MVQXhDdM81kX4xzISrN) Timekeeping table for salary calculation purpose: It is timekeeping summarized by day, and can view the data on the grid as shown in Figure VI.8.7 or view it as a timesheets voucher to print as the Figure VI.8.8. ![VI.8.7](/files/-MVTuylYCkaAcWnXOa5W) ![VI.8.8](/files/-MVQXhDfiegdwcaWJT3q) Summary of timekeeping: it is a summary of working hours, leave registration, come late/ leave early hours in a period for all employees. * List of employees who do the 7-hour regime: is a list of employees work 7-hour regime. * Overtime report: A summary of overtime in a period of time for all employees. (sort by employees) # Instructions for checking Unusual timekeeping ## **Function description** Unusual timekeeping such as: Only record time in, only record time out, no timekeeping and no leave registration, other unusual timekeeping according to the criteria of the business. This function includes unusual timekeeping reports and support dealing it. ## **Implementation instruction** In the Task bar, choosing ![](/files/-MVTv1WS3filP5GbgHeI) -> the interface will display as the Figure VI.9.1 ![VI.9.1](/files/-MVTv1WTDswc3c9v5e6D) ### **Guidance on handle of the unusual timekeeping (have only time in and lack time out)** Follow the steps in the Figure VI.9.2 ![VI.9.2](/files/-MVTv1WUS5X6EPyetf39) Step 1: In the Function box, choose The timekeeping list only has time in. Step 2: Click Implementation to display a list on the grid. Step 3: Fill the information (time out additional) **Noted:** * In/out: the status of the time in/ time out. Choose Out/ Ra If missing timekeeping data of time out and vice versa. * To add data, there are three options: Step 4: Select the line need to additional time. Step 5: Click ENTER button, then the data will be imported to the grid as the red framed section in the image below. ![](/files/-MVTv1WYhmfCH8q46Cqj) Step 6: Click SAVE to save data. ### **Guidance on handle of the unusual timekeeping (have only time out and lack time in)** Implement the same as part **a**, and note: Step 1: In the Function box, choose The timekeeping list only has time out. Step 3: Fill the information (time in additional). ### **Guidance on handle of the unusual timekeeping (no timekeeping and no leave registration):** * A list of employees has no timekeeping data and no leave registrations * To handle this case, follow the instructions in parts **a** and **b**. ### **Some report to check unusual timekeeping** * **The list of come late - leave early**: A report showing a list of employees go to work late or leave early. * **List of unusual overtime**: A report showing a list of employees who have overtime registrations but are not actually overtime. * List of no timekeeping and registered leave: Is a report showing a list of employees registered on leave and no timekeeping record. * Timing incorrectly according to the shift regulations: is a list of employees to come in earlier and come out later according to the company's regulations. # List of Dependents Item ## **Item description** This Item manages the dependents list to calculate family circumstances deduction for employees. ## **Implementation instruction** ### **Guide to register dependents** In the Taskbar, select. ![](/files/-MVTv8cT86wdqsACUibQ). To register information, follow the instructions in section **II.2**. The data will be displayed as shown in Figure **VII.1.1**. ![VII.1.1](/files/-MVTv8cUMt3AbCSpqPw2) **Interface Explanations** * Dependence from month: The time starts to calculate family circumstances deduction. * Dependence to month: The time finishes to calculate of family circumstances deduction. In case the dependents are eligible for the Dependent for life, user do not tick this box. * Paper submission: Using to verify that dependence is legal. ### **Instructions to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in section **II.3, II.4, II.5, II.6.** ### **Reports Explanations** * List of dependents: Providing a list of dependents by month. # Setup The Pay Grade ## **Function description** This function uses to manage the pay grade, each pay grade corresponds to the salary group and salary level prescribed by the company. Users can fill in the salary group, salary level directly into the toolbar or import data from excel file ## **Implementation instruction** ### **Installation instructions** In Taskbar, select ![](/files/-MVTvC8W7aKCPCXp-3ox). To install the data, follow the instructions in section **II.2**. The data will be displayed as shown in Figure VII.2.1. ![VII.2.1](/files/-MVTvC8Xec_8lzIiZxzB) **Interface Explanations** * From date, To date: Effective day of salary. * Each group of salary has many salary levels. ### **Instructions to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in section **II.3, II.4, II.5, II.6.** # Setting the workmanship Group, Level ## **Function description** This function is used to manage the workmanship level, each skill level corresponds to the group of different skill levels and has a different allowance according to the company's regulations. Users can fill information of workmanship group, levels directly into the toolbar or get data from the excel file. ## **Implementation instruction** ### **Installation instructions:** In Taskbar, select ![](/files/-MVQY4LxL6e_mVSA4v_h). To install the data, follow the instructions in section **II.2**. The data will be displayed as shown in Figure VII.3.1. ![VII.3.1](/files/-MVQY4LyorlCD5rLTvlb) **Interface Explanation:** * From date, to date: Is the effective date for workmanship level * A group of workmanship levels can have multiple skill levels **Noted**: “Up to date” Column can be left blank (apply indefinitely) # Registration A Pay Grade for Employees ## **Function description** This function uses to register Salary Group, Salary level for each employee code to determining salary. ## **Implementation instruction** ### **Registration instruction** In the Taskbar, select. ![](/files/-MVTvJDts_u4B4yxA9Ia) . To register the salary, follow the instructions in section **II.2**. The data will be displayed as shown in Figure **VII.4.1** ![VII.4.1](/files/-MVTvJDu2_Mo_D0I8Of7) **Noted:** The To date column can be blank. ### **Instructions to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in section **II.3, II.4, II.5, II.6.** ### **Reports Explanations** The Pay Grade of employees (All): Display the pay grade of all employees from beginning to now. # Register the workmanship level for employees ## **Item description:** This item use to register employees' workmanship level and determine allowances by skilled levels. ## **Implementation instruction:** ### **Registration instruction:** In the Taskbar, select ![](/files/-MVQYE8y1JHV1joroo7y). To register the information, follow the instructions in section II.2. The data will be displayed as shown in Figure VII.5.1 ![VII.5.1](/files/-MVQYE8zOuV1OXtSMuwT) **Interface explanation:** * From date, To date column: Is the effective time of the workmanship level. * Components: the workmanship levels are predefined and have different wages. **Noted**: The Skilled Group column, To date can be left blank. ### **Instructions to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in section **II.3, II.4, II.5, II.6**. ### **Reports** **Explanations:** * Workmanship Level (All): Shows all the employee's skill level from past to present. # Fixed Salary Item ## **Item description** This Item manages long-term salaries and unchanged in a long time of employees ## **Implementation instruction** ### **Guide to creating new** In the Taskbar, select![](/files/-MVTvWItjY3_R9zbYe7S). To create new information, follow the instructions in section **II.2**. After creation, the data will be displayed as a Figure VII.6.1. ![VII.6.1](/files/-MVTvWIuuKNROqxWp1VA) **Interface Explanations** * Salary components: A list of long-term salaries and allowances such as: Basic salary, responsibility allowance, house allowance .... * From date to date: the effective day of salary components. **Noted:** The **To date** column can be blank. ### **Instructions to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in section **II.3, II.4, II.5, II.6.** ### **Relevant reports** * Detailed fixed salary: A report shows the salary details as showing in Figure VII.6.1. # Amounts Generated (Increase / Decrease) ## **Function description** This function manages the increase / decrease amount of the employees monthly (if any). For example: salary compensation last month, penalty of disciplinary violations ... ## **Implementation instruction** ### **Guide to register** In the Taskbar, select![](/files/-MVTvZw79jvSoj7Z-ck5). To register information, follow the instructions in section **II.2**. The data will be displayed as shown in Figure VII.7.1. ![VII.7.1](/files/-MVTvZw8uiU0-WyyDiSr) **Interface Explanations** * Salary components: A list of salaries and allowances increase / decrease in a month: For example: Compensation of unpaid wages due to lack of the previous month, Productivity bonus ... * Month, Year: Effective month of salary components. ### **Instructions to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in section **II.3, II.4, II.5, II.6.** ### **Relevant report:** * Detailed arising salary: A report shows the salary details as showing in Figure VII.7.1. * General arising salary: The report shows the salary # The Contract Management Item ## **Item description** This Item manages the contract and the labor contract process of employees from the first probationary contract until the permanent full-time labor contracts and contract appendices. ## **Implementation instruction** ### **Guide to creating new** In the Taskbar, select ![](/files/-MVTvcyCBMcSA7lATm7W) . To create information, follow the instructions in section **II.2**. The data will be displayed as shown in Figure VII.8.1. ![VII.8.1](/files/-MVTvcyD568pUTELKf5U) **Interface explanation** * Main Contract: showing the latest contract code that the software automatically associates with the staff code in case of creating contract appendix. * **Noted**: In the case of a permanent full- time labor contract, there is no need to select the End Date. ### **Instructions to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in section **II.3, II.4, II.5, II.6.** ### **Reports explanation** * List of contracts by signing date: the contracts list of employees is working in the selected period. * List of contracts by expiration date: the contracts list will expire during the period of employees who are working. * List of contracts is affecting: the contract list is doing in force in the selected period. * List of the expected signing contracts: the contract list will be sign expectedly in the selected period * Print probation contract: This function to print the probation contract. * Print Official contract: This function to print the Official contract. # Salary calculation ## **Function description** This function uses to calculate salary and manages the salary reports. ## **Implementation Instruction** In the taskbar, select ![](/files/-MVTvhX0luDhz91fM3Rz). ![VII.9.1](/files/-MVTvhX1k0Kne_V51qhY) ### **Guide to calculate salary** Salary Calculation task: Month Salary, Resignation Salary, Resignation allowance, Unused Annual leave payment, annual leave retrospect, Child support, PIT Finalization, bonus 30/4-1/5, bonus 2/9, bonus 13th month. Each the salary calculation task will be corresponding to a tab on the interface. ### **Guide to calculate the monthly salary** The steps to calculate salary (7 steps - Figure VII.9.2) Step 1: Select Monthly salary Tab Step 2: In the Function box selects Salary Calculation Step 3: Click the Implementation Step 4: Select the month is calculated the Salary Step 5: Click OK to calculate salary or Cancel to cancel. ![VII.9.2](/files/-MVTvhX2Ax1DKZW_Tvqq) Step 6: Select the folder to save the payroll-> Click Save Step 7: The interface will appear a dialog box and ask “Do you want to save salary data?” As Figure VII. 9.3 ![VII.9.3](/files/-MVQYa5wR3tlDvwla2dL) Step 8: Click "Yes", the payroll will be exported into Excel file and saved in the database. Click “No” the payroll only exports to excel files and not save in the database. In the future, the user cannot export this payroll information ![VII.9.4](/files/-MVUBaan6hN0P1ZHvut4) ### **Instructions to calculate the salary:** * The steps are similar to calculate the monthly salary * **Noted**: Users need to input the resignation time of salary calculating for employees. ### **Instructions to calculate the resignation allowance:** * The steps are similar to calculate the monthly salary * **Noted:** Users need to input the calculating time of resignation allowance for employees ### **Instructions to calculate the annual leave payment (for the resignation employees)** * The steps are similar to calculate the monthly salary * **Noted**: Users need to input the resignation time of employees. ### **Instructions to calculate the Child support (for the resignation employees)** * The steps are similar to calculate the monthly salary * **Noted:** Users need to input the calculating time of child supporting for the resignation employees. ### **Instructions to PIT Finalization** * This function uses to calculate PIT Finalization by month * The steps are similar to calculate the monthly salary ### **Instructions to calculate the bonuses of 30/4 - 1/5, and the 13th month salary** * The steps are similar to calculate the monthly salary ### **Instruction lock – unlock salary** After completing the salary calculation, it is necessary to lock the salary to secure the data. The steps implement the lock or unlock salary (Figure VII. 9.5): Step 1: Select Payroll in the Function box Step 2: Click Implementation Step 3: Tick the salary line need to lock or unlock Step 4: Click the lock or unlock button (right top corner) ![](/files/-MVTvhX5qm2E0UoMs4mi) ![VII.9.5](/files/-MVTvhX6uivhRKjzBIGc) **Noted:** * In the “**Status**” column**:** There are 2 data displaying the digit “0” or “1” (“1”: meaning that the salary line has been locked; “0”: meaning that the salary line has not been locked) * **PayDate** Column**:** The date column pays the salary. This column uses to determine the month of salary payment for the PIT finalization purpose. ### **Instruction to print pay-slips** There are 5 steps to print your paycheck (Figure VII.9.6): Step 1: Tick the line need to print the pay-slip In case of printing the pay-slip for all of employees: Tick the left box next to the headline “**Status”** Step 2: Select Print the Pay-slip in the Function box and then Click the Implementation button Step 3: Select the month to print and then select Preview the File Step 4: Click OK ![VII.9.6](/files/-MVTvhX75kwjVAJ8uDsx) Step 5: Click ![](/files/-MVQYa6-kFUGg5yubsVx) icon to print pay-slip (Figure VII.9.7). ![VII.9.7](/files/-MVQYa60cAeVHUPxi9rF) # Social Insurance Books Management ## **Item description** This item uses to manage the information of Social Insurance Books of employees. ## **Implementation Instruction** ### **Instructions to add the number of social insurance books**: In the taskbar, select ![](/files/-MVTvlB-mT3emWZ2Ubbe). To create information, follow the instructions in section **II.2**. The data will be displayed as shown in Figure VIII.1.1. ![VIII.1.1](/files/-MVTvlB0MdboYbIOIR54) ### **Interface explanation** The number of social insurance book is the employee's social insurance book number ### **Instructions to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in section **II.3, II.4, II.5, II.6.** ### **Report explanation** List of social insurance books: is a list of social insurance books of employees for each department 1. **Instructions to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in section **II.3, II.4, II.5, II.6.** # Health insurance Card Management ## **Item description** This item uses to manage the information of Health insurance Card of employees. ## **Implementation Instruction** ### **Instructions to add the number of social insurance books**: In the taskbar, select ![](/files/-MVTvopRtKICnX6nWjLP). To create information, follow the instructions in section **II.2**. The data will be displayed as shown in Figure VIII.2.1. ![VIII.2.1](/files/-MVTvopSZKNNVY2UXm8k) **Interface explanation** \- Card No.: The Employee's health insurance card number.\ \- From date; To date: Effective date of the health insurance card.\ \- Return Card date: The date of the health insurance card is returned.\ \- Hospital code: Hospital code where the health insurance card is registered\ **Noted:** The return date can be blank. ### **Instructions to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in section **II.3, II.4, II.5, II.6.** ### **Report explanation** List of health insurance cards: A list of health insurance books of employees by each department. # Insurance Report ## **Item description** This Item uses to calculate the insurance increase/ decrease and related reports according to form D02-TS. ## **Implementation Instruction** In the taskbar, select ![](/files/-MVTvsgluO_HfDuWbnEe). ### **Instructions for getting the data of increase or decrease insurance monthly** Follow the instructions as shown in Figure VIII.3.1 ![VIII.3.1](/files/-MVTvsgmNFG1TemZlse5) Step 1: In the Function box, select “Analyze the data of increasing Insurance” or “Analyze the data of decreasing Insurance” * Step 2: Click the "Implementation" button * Step 3: Select the month to get the insurance data * Step 4: Select "Export Excel" * Step 5: Click "OK" to save the data and select "Cancel". Click "OK", the data will be displayed on the grid as shown in Figure VIII.3.2. * Step 6: Click "Yes" or "No" to save or not to save information into the database. ![VIII.3.2](/files/-MVTvsgn83B0l4GIFsPK) ### **Instructions for additional the data of increase or decrease insurance monthly** After checking information in the list of insurance increase / decrease in the month (Figure VIII.3.2), if users need to add more information, follow the instructions in section **II.2**. The data will be displayed as shown in Figure VIII.3.3. ![VIII.3.3](/files/-MVTvsgoNYFnlFewnCSM) ### **Instructions for getting D02 – TS Form** 1. Step 1: In the Function box, select the form D02 - TS to be declared (Figure VIII.3.4): File D02 - TS (Decrease): List of employees who need to decrease insurance in the month. File D02 - TS (Increase): List of employees who need to increase insurance in the month. File D02 - TS (Increase and Decrease): List of employees who need to increase and decrease insurance in the month. ![VIII.3.4](/files/-MVTvsgpd4QB5Vr9xgfS) Step 2: Click the "IMPLEMENTATION" button (Figure VIII.3.4) 1. Step 3: Select the month 2. Step 4: Select "Export Excel" 3. Step 5: Click the "OK" button to get the form D02 - TS as shown in Figure VIII.3.5 ![VIII.3.5](/files/-MVTvsgqyGDLOdrmnF48) ### **Instructions to edit, delete and export data** To edit, delete and export data to Excel file, follow the instructions in section **II.3, II.4, II.5, II.6.** # I. 용어 안내 ## 섹션 내용 인적 자원 관리 과정에서 여러 개별 단어가 사용됩니다. 본 섹션에서는 이에 대해 설명합니다. ## 설명: * 기능 상자 (그림1.2.1)은 다음과 같습니다: \+ 보고서 목록: 신입사원 목록; 시간 기록 보고; 월간 급여보고서 \+ 실행 목록: 시간 관리 계산, 급여 계산, 시간 관리 데이터 불러오기... ![I.2.1](/files/HxbuJppWqO5Bqo3h0iWn) 데이터 그리드: 그림1.2.2 * * 소프트웨어를 입력한 후 모든 정보의 데이터를 표시합니다. * 사용자는 그리드에서 데이터를 편집할 수 있습니다. * 데이터 필터링 기능은 ![](/files/xcgRjIrmUL7a5rSbyAUD)아이콘의 오른편에 위치해 있습니다. ![I.2.2](/files/W2Rb0ln4YqyytsnPno8a) 도구 모음(그림I.2.3): 정보를 입력하고 데이터를 검색합니다. ![I.2.3](/files/napcuqHBPtYsWnyDRzsh) 작업 표시줄 (그림 1.2.4): 화면 왼쪽의 인터페이스에는 소프트웨어의 4가지 주요 모듈과 각 모들 내의 항목 및 관리 기능 목록이 포함되어 있습니다. | 모듈 | 항목 및 기능 | | ---- | ---------------------------------------- | | 일반설정 | 회사 정보; 신규 사용자 등록 또는 현재 사용자 삭제; 사용자 권한... | | 직원정보 | 직원 정보; 가족 정보; 부서 이동…. | | 근태관리 | 초과근무 등록, 연차 등록, 근무시간 산출… | | 급여 | 급여 순위 설정; 부양 가족 목록; 급여명세서…. | ![I.2.4](/files/5b6liYM8cgOQKot8BJSZ) ## 약어: * PM: The Smartbook Human resource Software # 일반 인터페이스 사용자 화면은 기능별로 6개로 구성되며 그림 II.1.1과 같이 보여집니다. 이러한 인터페이스의 사용법은 섹션 II.2에서 자세히 안내되며 특수한 기능은 본 유저가이드에 별도로 안내되어 있습니다. * The red frame (1) – 도구모음: 데이터 입력에 사용됩니다. * The red frame (2) – 데이터 그리드: 데이터 표시, 보고서 표시에 사용됩니다. * The red frame (3) – Excel 파일에서 데이터를 가져오고 Excel 파일로 데이터를 내보내는데 사용됩니다. * The red frame (4) – 기능 상자: 보고서 또는 명령을 선택하는데 사용합니다. * The red frame (5) – 상자(4)에서 보고서 / 명령을 구현합니다. * The red frame (6) – 그리드의 데어터 새로고침, 저장 삭제 기능 키를 포함합니다. ![II.1.1](/files/uxGoPde6T8WLZxjrEbTl) # 데이터 생성 ## 기능 설명 직원 정보, 출산 데이터, 교대 시간 데이터, 등록 데이터 탈퇴 등과 같은 데이터를 작성하고 입력합니다. 데이터 작성 방법: * 소프트웨어 인터페이스에서 직접 정보 입력: 위 방법은 소수 직원에 대한 데이터를 작성하거나 데이터를 종이 문서로 저장하는 경우에 적합합니다. * Excel 템플릿 파일에서 생성: 이 방법은 많은 수의 직원을 위한 데이터를 작성하는 데 적합하며, 데이터는 엑셀 파일 형식으로 저장됩니다. ## 소프트웨어 인터페이스에서 직접 데이터를 생성하는 방법 도구모음에서 다음 단계를 수행합니다: (1) 정보 입력 -> (2) **“Save”** 버튼을 클릭하여 데이터를 소프트웨어에 저장합니다. 그림 II.2.1 ![II.2.1](/files/U9dlEt76zP2y6sKoV8JD) 참고: * 데이터를 입력하려면 빨간색과 별표 \*로 표시된 부분의 정보가 필요합니다. * 아이콘 ![](/files/vzGZKP2TqdLgZQxXvVoQ) : **“Save”** 버튼을 클릭 한 후 해당 아이콘이 깜박이면 소프트웨어가 오류를 감지하여 사용자에게 나타나는 상자에 추가 정보가 필요하다는 의미입니다. ## 엑셀 템플릿 파일에서 데이터 작성 단계는 다음과 같습니다: 소프트웨어에서 샘플 파일을 가져옵니다-> 템플릿 파일에 정보를 입력하고 저장합니다 -> 템플릿 파일에서 소프트웨어로 데이터를 가져옵니다. 1. Step 1: 템플릿 파일 불러오기 그림II.2.2에 표시된 단계를 따릅니다. ![II.2.2](/files/4LkUOr7y4f6oGw90EpIm) * (1): 템플릿 파일을 가져오기 위해 ![](/files/IOydEGNZBKXnBIZPZP6e) 를 클릭합니다. * (2): 파일을 저장할 폴더를 선택합니다. 기본 템플릿 파일 이름은 ImportGeneralExcel.xlsx과 같습니다. (사용자에 맞게 템플릿 파일의 이름을 수정할 수 있습니다.) * (3): **“Save”**를 클릭하여 템플릿 파일을 저장합니다. 참고: 폴더 이름 또는 템플릿 파일 이름은 공백 또는 악센트 없는 영문 또는 베트남어로 작성되어야 합니다. 예: FileMau.xlsx, DangKyTangCa.xlsx… 1. Step 2: 템플릿 파일에 정보를 입력합니다 예: 초과 근무 등록 정보를 입력합니다 (그림 II.2.3) ![II.2.3](/files/bUfxXRVJpJErTJHA7sP1) 규정: 템플릿 파일에 정보를 입력합니다 * * * 템플릿 파일에 열이나 줄을 삽입하지 마십시오. * 두 정보 라인 사이에 줄을 비워두지 않습니다. 라인이 비어 있으면 빈 라인 아래의 라인 정보가 손실됩니다. * 빨간색 제목 셀이 포함된 열은 정보 입력을 해야 합니다. * 잘못된 정보 입력의 예: (그림 II.2.4) 일반적인 사용자 오류입니다. (빨간색 프레임과 빨간색 X글자가 있습니다) ![II.2.4](/files/zS8dOMrUO8tAgsw10yQy) Step 3: 템플릿 파일에서 소프트웨어로 데이터 가져오기 그림 II.2.5대로 단계를 수행합니다. ![II.2.5](/files/wrIsKiaTNKo2eqRKtvm7) (1): ![](/files/EMdV4BGHpZw7jEazlcZW)버튼을 클릭하여 템플릿 파일에서 데이터를 가져옵니다. * (2): 템플릿 파일을 찾은 다음 템플릿 파일을 클릭합니다. * (3): 열기 버튼을 클릭하거나 템플릿 파일을 두번 클릭합니다. 2단계 와 3단계 후 데이터는 그림 II.2.6과 같이 소프트웨어 그리드에 표시됩니다. ![II.2.6](/files/2swHfCgp0n9rrODM9h6y) (4): ![](/files/t9E3ufVwiegLPlNP0peL) 버튼을 클릭하여 소프트웨어에 데이터를 저장합니다. Excel 파일로 데이터 작성 완료 참고: **“Save”** 버튼을 누른 뒤 소프트웨어에 실패 메시지가 표시된 경우, **Input Checking** 열에서 입력 오류를 확인합니다 (그림 II.2.6). # 데이터 수정 기능 설명 소프트웨어로 데이터를 생성한 후 데이터 그리드에서 직접 수정할 수 있습니다. * 1. 실행 안내 * 파란색 헤드라인이 있는 열은 수정할 수 있습니다. * 그리드의 직접 데이터를 편집한 후 다음을 수행합니다 -> ![](/files/t9E3ufVwiegLPlNP0peL) 클릭하여 데이터를 저장합니다. 그림 II.3.1, ![II.3.1](/files/tZMqIeM2za4k9mh9fskn) # 데이터 삭제 기능 설명 목록에 표시된 데이터 중 원하는 데이터를 삭제할 수 있습니다. * 1. 실행 안내 데이터를 삭제하기 위해 다음 단계를 수행합니다: (1) 삭제하려는 체크박스를 선택합니다 -> (2) ![](/files/ju4GVZcro4WiSP9X0kdY) 클릭하여 데이터를 삭제합니다. 그림 II.4.1 ![II.4.1](/files/oVCGJ3EbkTKsV3XQBYKW) 참고: 그리드의 모든 데이터를 삭제하기 위해 다음을 수행합니다: **“Choosing all”** 버튼을 사용하여 그리드의 모든 행을 선택합니다. 헤드라인에서 **“Choosing all”** 버튼 (그림 II.4.1) 선택하거나 모두 선택 취소합니다. # 엑셀 파일로 데이터 내보내기 기능 설명 목록에 표시된 데이터를 엑셀파일로 저장할 수 있습니다. * 1. 실행 안내 (1) 데이터를 내보내기 할 열을 선택합니다-> (2) ![](/files/5oP1iXR5lj1kEsZxyn9I)을 클릭합니다 -> (3) 파일을 저장하고 필요한 경우 파일 이름을 변경할 폴더를 선택합니다 -> (4) **“Save”**을 클릭하여 데이터 출력을 엑셀 파일로 내보냅니다(그림 II.5.1) ![II.5.1](/files/34Jbo4paGAS1gRh6Ippy) 참고: * 상단의 **“Choosing all”** 버튼을 클릭하여 모든 행을 선택하거나 재 클릭하여 모든 선택을 해지합니다. * Excel 파일 손상 사례: \+ 성조 또는 특수 문자를 사용하여 베트남어 이름 폴더에 파일을 저장합니다. \+ 성조 또는 특수 문자를 사용하여 베트남어로 파일 이름을 설정합니다. # 보고서 파일 내보내기 ## 기능 설명 본 섹션은 그리드 보기에서 보고서 파일을 내보내고 Excel 파일로 보는 방법을 안내합니다. ## 실행 안내 1. 데이터 그리드에서 보고서 보기 ![II.6.2](/files/m3H7MDgz2V0mpup24oOc) 단계를 따릅니다 (그림 II.6.2) * Step 1: 기능 상자를 클릭하여 보고서 목록을 나타냅니다. . * Step 2: 확인하려는 보고서를 선택합니다. * Step 3: **“Implement”** 를 클릭합니다. * Step 4: 화면에 나타난 대화 상자에서 정보를 선택합니다. ![II.6.2](/files/3XwMSAiKgrwUNy4s1Nm3) 예: (그림 II.6.2) 위치 탭: X01 부서, AUDTO 부서, KCS 그룹의 데이터를 내보내도록 선택합니다. 날짜부터 날짜까지의 탭: 2020년 2월 1일부터 2020년 2월 29일까지 데이터 내보내기를 선택합니다. * Step 5: **View on grid** 를 선택합니다. * Step 6: 계속 진행하려면 **OK** 를 클릭하고 취소하려면 **Cancel** 을 클릭합니다. 보고서가 그리드에 그림II.6.3와 같이 표시됩니다. ![II.6.3](/files/SOvY7f5lmQATogm8QhHK) 엑셀 파일로 보고서 보기 * Step 1에서 Step 4까지 단계를 **a**와 동일하게 수행합니다. * Step 5: **Export to Excel**을 선택한 뒤 계속 진행하려면 **OK** 를 클릭하고 취소하려면 **Cancel** 을 클릭합니다. 예: Figure II.6.4. ![II.6.4](/files/DPfXJWTL7QgQw9FkMZFH) Step 6: 보고서 파일 이름을 변경하고 (필요한 경우) 저장할 폴더를 선택합니다. 예: 그림 II.6.5 ![II.6.5](/files/mP1vIcwldNwjvPTJp6XQ) **참고:** 폴더 이름과 엑셀파일의 이름은 띄어쓰기, 악센트 및 특수문자가 없어야합니다. # 소프트웨어에서REFRESH 버튼의 효과 **REFRESH** 버튼 (그림 I.7.1): 그리드에서 데이터를 새로 고침 또는 다시 불러오기 하는데 사용합니다. ![I.7.1](/files/P5eFQsfV41MTS7RETNTG) # 언어 변경 ## 기능 설명 현재 본 소프트웨어는 베트남어 – 한국어 – 영어 3가지 언어를 지원합니다. . ## 실행 안내 소프트웨어에 로그인한 후 화면 왼쪽 상단에 있는 플래그 아이콘을 클릭하여 사용자에게 적합한 어를 선택합니다. (그림II.8.1) ![II.8.1](/files/cSTcycwm0nP83s1mBO6j) # 데이터 그룹화 ## 기능 설명 사용자 기준에 따른 데이터 그룹화를 지원하고 사용자가 데이터를 쉽게 읽을 수 있도록 지원합니다. ## 실행 안내 * 실행: 데이터 목록 상단바를 클릭하여 데이트를 그룹화 합니다. 사용자가 기준에 따라 먼저 그룹화할 행을 선택할 수 있으며, 여러개의 행을 동시에 그룹화할 수 있습니다. * 예: 직원 및 날짜를 기준으로 그룹화 ![](/files/kxrqFWQuVDShqOO2jPDt) ![](/files/51xOusvA17ZIQpn9gW5J) # 데이터 필터링 ## 기능 설명 본 유틸리티는 사용자가 데이터 그리드에서 검색할 정보를 필터링 하도록 도와줍니다. . ## 실행 안내 하기 표시된 부분은 정보 입력을 지원합니다. (그림 II.10.1) ![II.10.1](/files/Ykb6DMfJ5VCgXR7erLsK) **참고:** 별표 \* 기호를 사용하여 숫자 또는 문자를 고정합니다. 예를들면, 상기 그림 II.10.1 상의 “THỊ THU” 앞뒤에 별표 표시를 확인하십시오. # III. 로그인, 로그아웃 및 소프트웨어 종료 ## 로그인 ![](/files/w06eLpTk8Zd9EjpA7kyn) 아이콘을 두번 클릭하여 소프트웨어를 시작합니다. Smartbook 인사 관리 프로그램을 시작한 후, 사용자는 그림III.1.1에 표시된 대로 대화상자에 로그인 정보를 입력합니다. ![III.1.1](/files/3xmYes7OqqQYyY6vtU0l) Login(로그인) 버튼을 클릭한 후 계정이 유효하고 올바른 정보가 있으면 사용자는 소프트웨어의 기본 인터페이스에 로그인 됩니다. ## 로그아웃- 끝내기 사용자를 로그아웃 또는 소프트웨어를 종료합니다: SYSTEM으로 이동 -> LOG OUT 또는 EXIT 선택합니다 (그림 III.2.1) ![III.2.1](/files/3wYKfniG5zJ6zMu9FH9I) # 일반 설정 모듈 일반 설정 모듈 (그림 IV.1)은 모든 회사의 초기 정보를 설정하거나 기존 정보 및 응용 프로그램을 변경하는데 사용됩니다. 위 모듈에는 다음 항목이 포함됩니다: * 회사 정보. * 부서, 팀, 그룹, 직위 목록 ... * 성별, 민족, 종교, 교육 수준 목록 ... * 신규 사용자를 등록하거나 기존 사용자를 삭제합니다. * 다수의 사용자 설정 * … ![IV.1](/files/zv5LlpUbggtk8Z4GdQeR) # 회사 정보 ## 기능 설명 본 항목은 이름, 주소, 연락처, 전화번호와 같은 회사 정보를 관리합니다 ## 실행 안내 1. 신규 생성 안내 다음 단계를 수행합니다: (1) 작업 표시줄에서![](/files/UKFr6nJahLvILisEwNfH) 를 선택합니다-> (2) 도구모음에서 회사 정보를 입력합니다 -> (3) Save를 클릭합니다. 설정이 완료되면 데이터가 다음과 같이 표시됩니다. 그림 IV.1.1. ![IV.1.1](/files/hHF1HSzOIUi5zegsKV9x) 데이터 편집, 삭제 및 내보내기 데이터를 편집, 삭제 및 Excel 파일로 내보내려면 섹션 **II.3, II.4, II.5, II.6**의 지침을 따르십시오**.** # 기업구조 설정 (공장, 본부 및 부서 설정) ## 기능 설명 통계 업무 및 직원 관리를 위한 기업의 부서 및 세부 조직에 따라 사용자가 상위 및 하위 부서를 설정합니다. 예: (그림 IV.2.1) * Level 1: 제 1공장, 제 2공장, 제 3공장… * Level 2: 본부 1, 본부 2… 해당 구분은 첫번째 항목의 하위 항목입니다. * Level 3: 부서 1, 부서 2,… 해당 구분은 두번째 항목의 하위 항목입니다. ![IV.2.1](/files/Kofqv1CyOEJJEF3Kznbm) ## 실행 안내 * * 1. 신규 공장 설정 1. 신규 공장 등록 다음과 같은 단계를 수행합니다: (1) 작업 표시줄에서 ![](/files/1RPeDV3HyIEmClpOJaNF)을 선택합니다-> (2) 작업 표시줄에서 공장 정보를 입력합니다-> (3) Save를 클릭합니다. 성공적으로 생성되면 그림IV.2.2 과 같이 데이터가 표시됩니다. ![IV.2.2](/files/XN2jCFwraEBXNONO4UGw) 데이터 편집, 삭제 및 내보내기 데이터를 편집, 삭제 및 Excel 파일로 내보내려면 섹션 **II.3, II.4, II.5, II.6**의 지침을 따르십시오**.** * * 1. 신규 본부 등록 1. 신규 본부 생성 안내 다음과 같은 단계를 수행합니다.: (1) 작업표시줄에서![](/files/9jSRAnrNPquszny8QB9e)를 선택합니다. -> (2) 작업표시줄에서 본부 정보를 입력합니다. -> (3) Save를 클릭합니다. 성공적으로 생성되면 그림IV.2.3 과 같이 데이터가 표시됩니다 ![IV.2.3](/files/8zrXSFqs2L3F6KjsFnP0) 데이터 편집, 삭제 및 내보내기 데이터를 편집, 삭제 및 Excel 파일로 내보내려면 섹션 **II.3, II.4, II.5, II.6**의 지침을 따르십시오**.** * * 1. 신규 부서 등록 본부 분류 생성과 동일한 방식으로 실행합니다. # 직위 설정 ## 기능 설명 본 항목은 회사의 사원, 대리, 과장, 차장, 부장 등의 직위를 관리합니다. ## 실행 안내 1. 신규 직위 생성 안내 작업 표시줄에서 ![](/files/UNGVsPr0Knrp5K4G2pGb) 를 선택합니다. 섹션 **II.2**의 지침에 따라 데이터를 작성합니다. 성공적으로 생성되면 데이터는 다음 그림 IV.3.1과 같이 표시됩니다. ![IV.3.1](/files/J4B4APvLoyafUA1bLSVX) 데이터 편집, 삭제 및 내보내기 데이터를 편집, 삭제 및 Excel 파일로 내보내려면 섹션 **II.3, II.4, II.5, II.6**의 지침을 따르십시오**.** # 직급 설정 ## 기능 설명 상기 항목인 직위 관리와 유사한 기능으로 각 직위의 세부 등급을 관리합니다. ## 실행 안내 1. 신규 데이터 생성 작업 표시줄에서 ![](/files/sZ5lyUFOe0A0MYVGiXFM)를 선택합니다. 섹션 **II.2**의 지침에 따라 데이터를 작성합니다. 성공적으로 생성되면 데이터는 다음 그림 IV.4.1과 같이 표시됩니다. ![IV.4.1](/files/KDAN5RFvPSsb9TX8ZDcC) 데이터 편집, 삭제 및 내보내기 데이터를 편집, 삭제 및 Excel 파일로 내보내려면 섹션 **II.3, II.4, II.5, II.6**의 지침을 따르십시오**.** # 직무 설정 ## 기능 설명 IT, 회계, 인사, 영업, 총무 등의 직무를 관리합니다. ## 실행 안내 1. 신규 데이터 생성 작업 표시줄에서 ![](/files/PdcrxamP1FTHsNUkBg51)를 선택합니다. 섹션 **II.2**의 지침에 따라 데이터를 작성합니다. 성공적으로 생성되면 데이터는 다음 그림 IV.5.1과 같이 표시됩니다. ![IV.5.1](/files/pKOfIZ6DB0ratTVD0r35) 데이터 편집, 삭제 및 내보내기 데이터를 편집, 삭제 및 Excel 파일로 내보내려면 섹션 **II.3, II.4, II.5, II.6**의 지침을 따르십시오**.** # 노동 계약서 설정 ## 기능 설명 수습계약, 기한 정함이 있는 계약, 정규직 계약, 계약서 부록 등 각종 노동 계약서를 관리합니다. ## 실행 안내 1. 신규 생성 안내 작업 표시줄에서 ![](/files/x4VtWJQz2QVxsZM0HcO5)를 선택합니다. 섹션 **II.2**의 지침에 따라 데이터를 작성합니다. 성공적으로 생성되면 데이터는 다음 그림 IV.6.1과 같이 표시됩니다. ![IV.6.1](/files/GaVGAlECB7qV9isrsSZw) 설명: * 시작일: 근로 계약서 발효일을 나타냅니다. * 일 수, 개월 수, 연수: 노동 계약서 유효기간을 나타냅니다. * 부록: 근로 계약서의 부록이 있는 경우 선택됩니다. * 근무일: 노동계약이 단기계약인 경우 선택됩니다. 예를들면, 6일 단기계약의 경우, 주말 또는 공휴일을 제외한 실제 근무일만 계산합니다. * 급여 비율: 노동계약이 1년, 2년 또는 상근 정규직인 경우 공란으로 표시할 수 있습니다. 1. 데이터 편집, 삭제 및 내보내기 데이터를 편집, 삭제 및 Excel 파일로 내보내려면 섹션 **II.3, II.4, II.5, II.6**의 지침을 따르십시오**.** # 계약 절차 설정 ## 기능 설명 계약 절차를 관리하고 사용자가 새로운 절차를 생성할 수 있도록 지원합니다. 소프트웨어 상의 기본 절차를 사용할 수 있으나 사용자의 요구사항에 의해 다양한 절차를 생성하고 직원 채용시 적용할 수 있습니다. ## 실행 안내 1. 계약 절차 생성 작업 표시줄에서 ![](/files/yVVcMYgCoYM4Hlrp2dck)를 선택합니다. 섹션 **II.2**의 지침에 따라 데이터를 작성합니다. 성공적으로 생성되면 데이터는 다음 그림 IV.7.1과 같이 표시됩니다. ![IV.7.1](/files/er1r4T9vdrZLLCuEO2I8) 설명 * 계약 형태: 계약 형태 코드를 선택하거나 신규 형태를 입력합니다. * 계약 코드: 계약 코드를 설정합니다. (IV.6 참조). * 순번: 먼저 서명할 계약과 나중에 서명할 계약의 우선순위를 선택합니다. 1. 데이터 편집, 삭제 및 내보내기 데이터를 편집, 삭제 및 Excel 파일로 내보내려면 섹션 **II.3, II.4, II.5, II.6**의 지침을 따르십시오**.** # 휴무 유형 설정 ## 기능 설명 본 항목은 직원의 휴무(연차, 병가, 출산 등)를 등록하기 위해 사용됩니다… ## 실행 안내 1. 신규 데이터를 생성하기 위한 안내 작업 표시줄에서 ![](/files/TATeUprJuregkj856kLP)를 선택합니다. 섹션 **II.2**의 지침에 따라 데이터를 작성합니다. 성공적으로 생성되면 데이터는 다음 그림 IV.8.1과 같이 표시됩니다. ![IV.8.1](/files/txKfBXABlCrOCJAbat2R) 설명: * 휴무코드: 휴가 유형에 따른 코드를 선택합니다. * 급여, 무급, 보험, 연차, 유산, 산전검진….: 휴가 유형에 따른 정보를 선택합니다. * 미승인: 상급자의 승인이 없는 무단결근일 경우 표시합니다. * 일수 및 개월수: 각 휴가 유형을 등록할 시 최대 허용기간을 설정합니다. 예를 들면, 출산휴가의 경우 최대 6개월까지 승입됩니다. 1. 데이터 편집, 삭제 및 내보내기 데이터를 편집, 삭제 및 Excel 파일로 내보내려면 섹션 **II.3, II.4, II.5, II.6**의 지침을 따르십시오**.** # 민족 및 주소 설정 ## 기능 설명 본 항목은 다음 데이터를 관리합니다: * 민족: Kinh, Tay, Muong… * 주소: Commune, Ward, District, Province, City ## 실행 안내 1. 신규 데이터 생성 작업 표시줄에서 ![](/files/xRHa0qwC4owPR3us0wCP) 를 선택합니다. 본 소프트웨어는 보험 기준에 따른 정보가 제공됩니다. 새로 추가를 원하는 경우, Excel 데이터 작성 방법 (Part II.2.3)을 참조하시기 바랍니다. ![III.8.1](/files/oyKV9ZntrDq9eASySHZn) 데이터 편집, 삭제 및 내보내기 데이터를 편집, 삭제 및 Excel 파일로 내보내려면 섹션 **II.3, II.4, II.5, II.6**의 지침을 따르십시오**.** # 병원 설정 ## 기능 설명 직원들을 위한 새로운 건강검진 장소를 등록하고 관리합니다. 소프트웨어에는 국가 규정에 따른 건강 검진 장소에 대한 기본 정보가 제공되며 추가 정보 입력을 원하는 경우 사용자가 설정할 수 있습니다. ## 실행 안내 1. 신규 데이터 생성 작업 표시줄에서 ![](/files/8KcCvHB9v4aHFMj678zr)를 선택합니다. 섹션 **II.2**의 지침에 따라 데이터를 작성합니다. 성공적으로 생성되면 데이터는 다음 그림 IV.10.1과 같이 표시됩니다. ![IV.10.1](/files/3sGJHcznwJujj45K2fw9) 데이터 편집, 삭제 및 내보내기 데이터를 편집, 삭제 및 Excel 파일로 내보내려면 섹션 **II.3, II.4, II.5, II.6**의 지침을 따르십시오**.** **참고:** 지방, 도시 및 병원 코드는 주 코드를 따릅니다. # 직무 위험도 설정 ## 항목 설명 각 직원은 기업 직무에 해당하는 위험 코드를 가지고 적절한 체제를 제공합니다. ## 실행 안내 1. 신규 데이터 생성 작업 표시줄에서 ![](/files/0TF4MRaM0yH12JV7fRmP) 항목을 선택합니다. 섹션**II.2** 의 지침에 따라 새 위험 코드를 작성합니다. 성공적으로 생성되면 데이터가 그림IV.11.1로 표시됩니다. ![IV.11.1](/files/8XLNxkoeeR2cnnnGSLsD) 설명 * 위험도: 해당 위험도를 기준으로 직원의 수당을 산출합니다. 예를 들면, 위험도가 5인 경우, 직원의 위험수당은 회사 규정에 따른 급여의 5%로 산출됩니다. 1. 데이터 편집, 삭제 및 내보내기 데이터를 편집, 삭제 및 Excel 파일로 내보내려면 섹션 **II.3, II.4, II.5, II.6**의 지침을 따르십시오**.** # 작업 코드 설정 ## 기능 설명 작업 코드 생성은 직원의 급여를 산출하기 위한 기초가되기 때문에 중요한 역할을 수행합니다. 각 기업의 내규에 따른 작업코드를 입력하고 관리할 수 있습니다. ## 실행 안내 1. 신규 업무 코드 생성 안내 작업 표시줄에서 ![](/files/vndaxSk4AVzxPwVNumyU) 항목을 선택합니다. 섹션 **II.2** 의 지침에 따라 신규 업무 코드를 생성합니다. 성공적으로 생성되면 데이터가 그림 IV.12.1로 표시됩니다. ![IV.12.1](/files/4ug8z0GHakfci08x1pbE) 설명: * 작업 코드: 회사 내규에 따른 작업 코드를 입력합니다. * 위험코드: 각 작업에서 발생할 수 있는 위험에 따른 코드를 입력합니다. 1. 데이터 편집, 삭제 및 내보내기 데이터를 편집, 삭제 및 Excel 파일로 내보내려면 섹션 **II.3, II.4, II.5, II.6**의 지침을 따르십시오**.** # 사용자 등록 ## 아이템 설명 본 항목은 소프트웨어 사용자 목록을 관리하고 사용자에 대한 데이터 액세스 권한을 설정합니다 ## 실행 설명서 1. 신규 생성 안내 작업 표시줄에서![](/files/gDZFuUb8Wyx8cKrvbrJc)항목을 선택합니다 -> ![](/files/7oxuUPt7eZdGH9UMvt3d) 버튼을 클릭합니다 -> 다음 그림 IV.13.1과 같이 사용자 정보를 대화 상자에 입력합니다 -> **Save**을 클릭합니다. ![IV.13.1](/files/GYp5xBoFLfjBJaW5Hp9q) 정보를 완료하면 데이터가 다음과 같이 표시됩니다. 그림 IV.13.2. ![IV.13.2](/files/4a30qXNOCUdawTknDiFL) 편집 안내 * Step 1: 데이터 그리드에서 편집에 필요한 라인을 선택합니다. (그림 IV.13.2) * Step 2: ![](/files/I9BYmLAhJj9PVjf2CRtW) 버튼을 클릭합니다. * Step 3: 대화상자의 정보 편집. * Step 4: **Save**을 클릭하여 새 정보를 저장합니다. 1. 데이터 그리드의 설명 정보: * 매니저: 관리직 사용자입니다. 위 단계는 하위 직급의 사용자를 확인하고 접근 권한을 허용할 수 있습니다. 기본 관리는 admin입니다. * 사용자 성명: 소프트웨어 로그인에 사용되는 사용자 이름 ![IV.13.3](/files/3xmYes7OqqQYyY6vtU0l) 비밀번호: 소프트웨어 로그인 암호 * 성명: 사용자의 전체 성명 * 그룹: 각 회사의 특정 기준에 따라 사용자를 그룹화하는데 사용됩니다. * 접근 권한: 제 1 단계에 대한 데이터 접근 권한을 허용하는데 사용합니다. 예: 그림 IV.13.2, 유저명 **bich** 및 **huong**는 공장 X01에 속하는 직원 목록에만 접근이 가능합니다. 유저명 **tham**은 공장 X03, X05, TV03, TV05에 귀속된 데이터에 접근이 가능합니다. # 사용자권한 설정 ## 아이템 설명 위 항목은 사용자에 대한 사용 권한을 등록하는 기능이 있습니다. ## 이행 지침 작업 표시줄에서 ![](/files/w2hKvwIFw7OPcMowMoUg)를 선택합니다, 그림IV.13.1은 본 항목의 인터페이스입니다. ![IV.13.1](/files/4skg2jWf9lViXGaOz25I) 사용자 권한 설정 단계 Step 1: “LIST” 섹션에서 권한이 필요한 사용자를 선택합니다. Step 2: “EDIT, VIEW”를 체크표시 합니다. Step 3: “**Save”**을 클릭하여 사용자 권한을 저장합니다. 1. 설명 * 사용자 목록(List of users) : 현재 모든 사용자의 목록 표시됩니다. * 권한 그룹(Permission Group): 모듈 그룹입니다. (그림 IV.13.2의 빨간선으로 표시된 1번 상자) * 기능(Functions): 소프트웨어의 항목 및 기능입니다.(그림 IV.13.2의 빨간선으로 표시된 2번 상자) ![IV.13.2](/files/1ZSlVjkxhziD7wlhfeGA) 편집: 보기 및 데이터 편집 권한입니다. * 열람: 보기만 가능하고 테이터 편집은 불가능합니다. * TABLIST: Tab별로 권한 설정에 사용합니다. 비워둘 경우,사용자는 전체 Tab에 대한 권한을 가지게 됩니다. 예시 (그림 IV.13.3): 다음의 탭이 포합됩니다. : 일반(General),신규 직원 입력(Input New employee), 유틸리티(Utilities) ![IV.13.3](/files/FYr4Ouj40msLYsF0hcsk) # 공휴일 및 정기휴가 설정 ## 항목 설명 이 항목은 국가 공휴일이나 지방 규정 또는 회사내규에 따른 연휴 또는 휴일을 관리합니다. ## 실행 안내 1. 생성 가이드 Taskbar에서, ![](/files/tTKCMK0f34XwPfpi3lyi)을 선택합니다. **섹션 II.2**에 따라 새 데이터를 작성합니다**.** 작성이 완료되면 그림 IV.15.1과 같이 표시됩니다. ![IV.15.1](/files/fNv7p1mpVKYb6bAZq3jh) 데이터 편집, 삭제, 내보내기 데이터 편집, 삭제, 엑셀로 내보내기는 **섹션** **II.3, II.4, II.5, II.6**을 참고하십시오. # 근무시간 설정 ## 항목 설명 본 섹션은 회사의 근무시간 설정에 대해 안내합니다. ## 실행 안내 1. 생성 가이드 Taskbar에서, ![](/files/kXsEg4cIHmbOZHMjMPOH)를 선택합니다. **섹션 II.2에 따라** 새 데이터를 작성합니다**.** 작성이 완료되면 그림 IV.16.1과 같이 표시됩니다. ![IV.16.1](/files/yP4POhldQUU0sHQtvjW2) 설명: * 교대명: 이름은 다음과 같이 나타납니다. : "\*\* - 교대 내용 \*": \*\* 은 교대 숫자이며, \* 는 부서에 따라 다릅니다. * 교대코드: 교대명 대신 보고서 표시되며, 기호는 회사마다 다르게 지정할 수 있습니다. 예시, 회사에서 관리 업무를 HC라고 하고, 다른 회사에서는 Ca1으로 지정 가능합니다. * 시작시간; 종료시간: 교대 근무 시작 시간과 종료 시간입니다. * 휴식 시작시간; 휴식 종료시간: 휴식시간을 설정합니다. * 최소 근무시간: 근무시간을 계산하기 위한 최소 근무시간입니다. 예시:최소 근무시간이 60분일 경우, 직원가 55분 근무하면, 55분에 대해서는 근무로 계산되지 않습니다. * 지각 허용시간 및 조기퇴근 허용시간: 직원가 지각하거나 조기 퇴근하더라도 정시 근무하는 것으로 간주합니다. * 입력 제한시간(전), 입력 제한시간(후) : 소프트웨어에 교대근무에 대한 데이터 기록을 위한 시간입니다. 예시: 교대 근무시간이 07:00 에서 16:00일 경우; 2시간 전으로 교대근무 시작전 시간을 선택합니다.; 교대근무 종료 후 제한시간을 6시간 후로 선택합니다.이 경우 직원의 근로시간을 입력시 해당 직원에 대한 근무시간은 05:00\~22:00를 기준으로 합니다. 1. 데이터 편집, 삭제, 내보내기 데이터 편집, 삭제, 엑셀로 내보내기는 **섹션** **II.3, II.4, II.5, II.6**을 참고하십시오. # 직원목록 ## 항목 설명 이 항목은 직원 정보 및 관리 보고서 관리를 위해 사용됩니다. 이 항목은 다음의 탭을 포함합니다. : \- 일반: 직원 정보 및 관리 보고서가 표시됩니다. \- 신규정보 입력: 신규 직원 정보 추가에 사용합니다. \- 추가기능: 직원 정보, 코드 변경 등에 사용됩니다. ## 실행 안내 Taskbar에서, ![](/files/Rzb1t9rS97kCh4J2E9ZJ)을 선택합니다. . * * 1. 신규정보 입력 탭을 선택합니다. 이 탭은 신규 직원 정보를 입력시 사용합니다. (그림 V.1.1) ![V.1.1](/files/Y8kxgcQO6rns8sQ1MoP8) 신규 직원 정보 생성 : * Method 1: 직원 정보를 데이터 시트 (위의 빨간 상자 부분)에 입력합니다. -> “SAVE”버튼을 클릭하여 데이터를 저장합니다. 주의: * 빨간색 부분은 필수입력 사항입니다:성명; 생년월일; 성별; 사원코드; 근무 시작일. * 주소 열: 다음의 내용을 입력합니다.: 집 호수, 도로명 - 구 - 도시/성. * 생년월일 열: 본 소프트웨어는 3가지 형식으로 입력이 가능합니다. : * dd / MM / yyyy: 직원 생일정보 일/월/년 모두를 입력합니다. * MM / yyyy: 직원 생일 정보 월/년에 대해 입력합니다. * yyyy: 직원 출생년도에 대해 입력합니다. * Method 2: 엑셀에서 직원 정보 가지고 오기 섹션II.2.3.을 참고하십시오. 1. 데이터 편집, 삭제, 내보내기 데이터 편집, 삭제, 엑셀로 내보내기는 **섹션** **II.3, II.4, II.5, II.6**을 참고하십시오. * * 1. 일반 본 탭에서는 직원 상세정보 확인이 가능합니다. 본 탭은 2부분으로 구성됩니다.: 화면 왼쪽 목록 부분과 **주요정보**에 대부분의 내용이 나타납니다. \- 왼쪽 목록에는 직원 목록 또는 보고서의 일부 데이터가 나타납니다. \- **주요정보**에는 직원의 상세정보가 나타납니다. 모듈에 직원 정보가 표시됩니다. : • Method 1: 검색(Search box)에 사원코드 또는 사원증 번호를 입력합니다. -> **“Search”** 를 클릭합니다. • Method 2: 목록에서 선택합니다.(그림 V.1.2). ![V.1.2](/files/tUeCcrfe03eYnEl4bX8W) 데이터 수정 **Main Information**탭에서 직접 수정 후, “**Save”** 버튼을 클릭하여 데이터를 저장합니다. 1. 데이터 삭제 왼쪽 목록 부분에서 삭제할 직원을 클릭하고, 섹션 II.4에 따라 삭제합니다. 1. 데이터 내보내기 섹션 II.5 및 II.6을 참고하십시오. 1. 일부 특수기능 사용에 관한 실행 안내 * 직원 전체 목록(Employee list): 본 보고서에는 직원 근무시간, 휴가, 퇴사를 포함한 정보가 표시됩니다. * 근무자 목록(Working Employees list): 본 보고서에는 휴가중인 직원을 제외하고 근무중인 직원가 표시됩니다. * 재직자 목록(List of working and leave): 본 보고서에는 휴가중인 직원을 포함한 근무중인 직원가 표시됩니다. * 신입사원 목록: 해당 기간 신입사원 목록을 보여줍니다. * 퇴사자 목록: 해당 기간 퇴사한 직원의 목록을 보여줍니다. * 인사이동: 인사이동이 적용된 사항을 보여줍니다. * 직원 카드 인쇄: 인쇄 실행 (그림 V.1.3): Step 1: 직원 목록에서 인쇄할 직원 카드를 선택합니다. ![V.1.3](/files/QIcEGqAhKX98vUnpnsch) Step 2: “**Function Box”**에서, “**Print employee card”**를 선택하고 “**실행”** 버튼을 누릅니다. button Step 3: “**인쇄 미리보기”**를 선택합니다. Step 4: “**OK”**버튼을 클릭하고 미리보기를 합니다**.** (그림 V.1.4) Step 5: 인쇄 아이콘을 누르고 프린트합니다. ![V.1.4](/files/Ovaf1sbi6igitFyoJwUP) 기타 보고서 목록 * 신규 직원 목록 * 퇴사자 목록 * 생일자 목록. \* 1. 추가기능 본 탭은 다음의 기능을 지원합니다: 직원 코드 변경, 엑셀의 직원 데이터 업그레이드, 대량의 직원 사진 업데이트 기능 ![V.1.5](/files/xd7QikwxfiNJ78UHL5bk) 사원코드 변경 사원코드를 수정할경우 사용합니다. (그림 V.1.6). 기존 코드와 신규 코드를 입력 후 “CHANGE CODE”를 클릭합니다. ![V.1.6](/files/2I7b7POYOCNorelo8GNx) 직원 코드별 업데이트 1명 또는 회사의 모든 직원 정보를 수정할 경우 사용합니다. 예시: 직원 임시 거주지 등록시, 다음 단계를 따릅니다: \- Step 1: **“파일 불러오기”** 버튼을 클릭하여 엑셀에서 자료를 가져옵니다. \- Step 2: 샘플파일에서 새로운 정보를 입력하거나 예전 자료를 수정합니다. (그림 V.1.7). **주의:** VALUES열에 한 번에 한가지 유형의 정보를 추가하거나 수정 가능합니다. ![V.1.7](/files/59pPAnCHapOlrXuDMUxl) Step 3: “URL”버튼을 클릭하여, step 2의 파일을 선택합니다. (그림 V.1.8). ![V.1.8](/files/5KSnfFsPbjhr4czR1aS1) Step 4: 입력한 데이터인 임시 거주지(Temporary Resident (TV))를 선택합니다. -> “ENTER”버튼을 눌러 데이터를 소프트웨어에 입력합니다. (그림 IV.1.9). ![V.1.9](/files/fyfRQfDocOO1D0DziNQv) 직원 사진 업데이트 직원 사진을 업데이트하기 위해, 다음의 단계를 따릅니다: * Step 1: 직원 코드에 따라 저장된 이미지는 모두 동일한 곳에 파일에 저장되어 있습니다. (그림 V.1.10) ![V.1.10](/files/SEM1tVCTERcmP2o3DkGR) * Step 2: ![](/files/MO9buRwa0yHkQnmVfaZC) 버튼을 클릭하고 이미지가 저장된 폴더를 찾은 후 그림 V.1.11와 같이 가져옵니다. * Step 3: “OPEN” 버튼을 누르면 실행되고, “CANCEL”을 누르면 취소됩니다. ![V.1.11](/files/X1HVpxV93fuSW6j26Ev1) # 직원 가족 정보 ## 항목 설명 본 항목은 직원의 자녀, 부모님과 같은 부양가족을 관리합니다. ## 실행 안내 1. 데이터 생성: Taskbar에서, ![](/files/eILEbP8RqTN2Z1dj7GBp)버튼을 선택합니다. 데이터 생성은 섹션 II.2에 따라 작성됩니다. 생성 후, 데이터는 그림 V.2.1.와 같이 표시됩니다. ![V.2.1](/files/ZM96u6LHNfr8su30wTRF) 설명 * 입력정보: 본 열에서 정보를 확인합니다. * 육아수당 지급 시작일: 6세 미만 영유아에 대한 제도 적용 시작일입니다. 1. 데이터 편집, 삭제, 내보내기 * 데이터 편집, 삭제, 엑셀로 내보내기는 섹션 II.3, II.4, II.5, II.6을 참고하십시오. 1. 일부 특수기능 사용에 관한 실행 안내 * 조기 퇴근 카드 인쇄: 본 기능은 1세 이하 영아 양육을 위해 사용하는 직원을 위한 카드 인쇄시 사용됩니다.카드 인쇄시 : Function Box에서 “**Small children under 1 year old (Female employees)** “ 보고서를 선택합니다.-> V.1.2.2.d.에 따라 실행 하면 조기 퇴근 카드는 그림 V.2.2와 같이 나타납니다. ![V.2.2](/files/aStuvaRREdd1zUwotTlY) * 기타 보고서 목록 * 모든 직원 목록 * 부양가족 목록 * 1살 미만 어린이 목록 (여성 직원). * 6살 미만 어린이 목록 (여성 직원). # 인사발령 – 부서 이동 ## 항목 설명 본 항목은 근무 시작일부터 직원의 작업 위치 및 작업 위치 변동 내역을 기록하고 관리하는 데 사용됩니다. ## 실행 안내 1. 부서이동 작업 표시줄에서![](/files/jMuSNzOTyYXHXw17OptN)를 선택 -> 도구 모음에서 데이터 입력 -> “**Import”** 버튼 클릭 -> **“Save”** 버튼을 클릭하여 위치 변경 정보를 저장하십시오. ![V.3.1](/files/Ye17wjI76pxlZTaq2WtW) 설명: * 부서: 공장, 지역, 부서에 따라 새로운 작업 위치를 선택하십시오. * 작업 코드: 작업코드는 섹션 IV.12에서 설명됩니다. 1. 데이터 편집, 삭제 및 내보내기 데이터를 편집, 삭제 및 Excel 파일로 내보내려면 섹션 **II.3, II.4, II.5, II.6**의 지침을 따르십시오**.** 1. 작업 위치 변동 내역 표시 직원 코드 입력 -> ![](/files/Vzv6tKnJM4qG4EBA1Cbe) 버튼 클릭 -> 직원의 작업 위치 변동 내역이 데이트 표시줄에 표시됩니다 (그림 3.2). ![V.3.2](/files/qxZk7VIZmf3etrEl7AcH) 1. 보고서 목록 * 부서 변경 세부 목록 * 부서 변경 목록 # 인사발령 – 직위 ## 항목 설명 이 항목은 근무 시작일부터 현재까지 직원의 직위 및 직위 변경 내역을 관리하는 데 사용됩니다. ## 실행 안내 1. 직위 변경 작업 표시줄에서![](/files/EmfgQRLy4eV6T2yWkyrF)를 선택하십시오. 직위 변경을 위해 섹션 **II.2**지침에 따르십시오. 데이터 입력이 끝나면 그림 V.4.1과 같이 데이터가 표시됩니다. ![V.4.1](/files/bcd20fzhgWOZgCv1YvNj) 데이터 편집, 삭제 및 내보내기 데이터를 편집, 삭제 및 Excel 파일로 내보내려면 섹션 **II.3, II.4, II.5, II.6**의 지침을 따르십시오. 1. 보고서 목록 * 직위 변경 내역 # 인사발령 – 퇴사 ## 항목 설명 이 항목은 사직 및 해고 결정을 작성하고 관리하는 데 사용됩니다. ## 실행 안내 1. 사직 결정 상태 입력 작업 표시줄에서![](/files/uRx3xwtCxFI3Zhoj69m3)를 선택합니다. 사직 결정 상태를 입력하려면 섹션 **II.2**의 지침을 따르십시오. 데이터 입력 후 그림 V.5.1과 같이 표시됩니다. ![V.5.1](/files/zI6pYUlnbg9mFuRkvxkL) 설명 * 상태(Status): 승인, 취소 및 계획을 포함한 사직 결정 상태를 표시합니다. * 승인(Approvement): 사직서 승인 * 취소(Cancel): 사직/해고 결정 취하 * 예정(Plan): 공식적으로 결정되지 않았으나 계획이 있는 경우 적용 1. 데이터 편집, 삭제 및 내보내기 데이터를 편집, 삭제 및 Excel 파일로 내보내려면 섹션 **II.3, II.4, II.5, II.6**의 지침을 따르십시오. 1. 일부 특수기능 사용안내 * 사직 결정 상태 인쇄: Step1: 기능상자에서 “**Decision List”** 을 선택하여 데이터 표시줄에 직원 목록을 표시합니다. Step 2: 사직 결정 상태 인쇄를 원하는 직원을 선택합니다. Step 3: 기능상자에서 그림 V.5.2와 같이 의사결정 인쇄를 클릭합니다. Step 4: “**Implementation”** 버튼을 클릭합니다. Step 5: 소프트웨어의 지침에 따라 실행됩니다. ![V.5.2](/files/K2BhQiWTze0TRetvex7q) # 장애인 사원 관리 ## 항목 설명 이 항목은 회사에서 근무하는 장애인 직원의 목록을 관리합니다. ## 실행 안내 1. 정보 생성 작업 표시줄에서 ![](/files/yQzZTOaqaKqoZzYJpn49) 를 선택합니다. 장애인 직원의 새로운 정보를 생성하려면 섹션 **II.2**의 지침을 따르십시오. 생성 후 데이터는 그림 **V.6.1**와 같이 나타납니다. ![V.6.1](/files/6sHjWBK1BVhUjC4eHVI0) 설명 * 원인(Reason): 장애의 원인을 표시합니다. * 장애등급(Percent): 장애 등급을 표시합니다. * 기간(From…to): 일시적 장애가 아닌 경우, 해당 열은 공란으로 비워 둘 수 있습니다. * 승인(Approval): 정부의 승인 여부가 표시됩니다. 1. 데이터 편집, 삭제 및 내보내기 데이터를 편집, 삭제 및 Excel 파일로 내보내려면 섹션 **II.3, II.4, II.5, II.6**의 지침을 따르십시오. 1. 보고서 목록 * 장애인 직원 목록 # 규정위반 및 징계처분 ## 항목 설명 이 항목은 직원의 규정 위반 징계 내역을 기록하고 관리합니다. ## 실행 안내 1. 징계 정보 입력 작업 표시줄에서![](/files/2P023rLOGnKj02c14K7K)를 선택합니다. 소프트웨어에 정보를 입력하기 위해 섹션 **II.2**의 지침을 따르십시오. 생성 후 데이터는 그림 **V.7.1**과 같이 표시됩니다. ![V.7.1](/files/f5GH7EbrmC0xBAhoCyz8) 데이터 편집, 삭제 및 내보내기 데이터를 편집, 삭제 및 Excel 파일로 내보내려면 섹션 **II.3, II.4, II.5, II.6**의 지침을 따르십시오. 1. 보고서 목록 * 시행중인 징계 목록: 회의록이 만들어지고 시행중인 징계 목록입니다. * 회의록 목록: 날짜별 회의록 목록입니다. * 종료된 징계 목록: 이미 종료된 징계 목록입니다. * 회사 정책 및 사규 위반 사항 관리: 1년 동안 각 임직원의 규정위반 징계 목록입니다. * 징계위원회 참석통지서 인쇄: 징계위원회 참석할 직원에게 보낼 참석통지서를 인쇄합니다. * 위반기록: 직원의 규정위반 처리 기록을 출력합니다. * 징계위원회 회부기록: 징계위원회에 일정 횟수 이상 불참한 직원에게 벌금을 부과하기 위한 기록으로 사용됩니다. * 징계 결과 기록: 징계위원회에 일정 횟수 이상 불참한 직원에게 징계위원회 결과를 통보하기위해 사용됩니다. 징계처분 결정: 직원에게 내려진 징계처분 결정문입니다. # 작업복 지급 ## 항목 설명 이 항목은 보호복의 배급을 관리합니다. ## 실행 안내 1. 정보입력 작업 표시줄에서![](/files/b2V41pZpHGtJ92hQL8jg)를 선택합니다. 소프트웨어에 정보를 입력하기 위해 섹션 **II.2**의 지침을 따르십시오. 생성 후 데이터는 그림 **V.8.1**과 같이 표시됩니다. ![V.8.1](/files/JtMiSjeGdYy3T71TPvQX) 데이터 편집, 삭제 및 내보내기 데이터를 편집, 삭제 및 Excel 파일로 내보내려면 섹션 **II.3, II.4, II.5, II.6**의 지침을 따르십시오. 1. 보고서 작업복 지급 목록: 날짜별 보호복 배급 목록입니다. # 초과근무 등록 ## 1.1. 항목 설명 이 항목은 초과근무 시간을 기록하고 관리합니다. ## 1.2. 실행 안내 1. 초과근무 정보 등록 작업 표시줄에서![](/files/1S0w188Y7N3NqS2VxoFi)를 선택합니다. 정보 등록을위해 섹션 **II.2**의 지침을 따르십시오. 입력된 정보는 그림 **VI.1.1**과 같이 표시됩니다. ![VI.1.1](/files/zTWSSh8sVkRj6aBYSyGh) 인터페이스 설명: * 초과근무 등록: 초과근무한 시간을 기록합니다 (단위: 시간). * 초과근무 유형: 초과근무 유형에는 5가지가 있습니다 (정규근무시간 전, 정규근무시간 후, 정오 초과근무, 대체휴가있는 초과근무, 대체휴가없는 초과근무) \* * 평일 초과근무: * 근무시간 후 초과근무: 정규근무시간 후 초과근무한 시간입니다. * 근무시간 전 초과근무: 정규근무시간 전 초과근무한 시간입니다. * 정오 초과근무: 점심시간에 초과근무한 시간입니다. * 주말 및 휴일 초과근무: * 대체휴가있는 초과근무: 등록된 초과근무 후 대체휴일 1일이 주어지는 초과근무시간입니다. * 대체휴가없는 초과근무: 대체휴가가 없는 초과근무시간입니다. * 근무시간: 정규 근무시간 외 근무시간을 계산하는 기준 1. 데이터 편집, 삭제 및 내보내기 데이터를 편집, 삭제 및 Excel 파일로 내보내려면 섹션 **II.3, II.4, II.5, II.6**의 지침을 따르십시오. 1. 보고서 * 초과근무 세부내역: 각 직원에 대한 일별 초과근무 내역 ![](/files/h8FGxdUxiU7a0EdH7z96) * 초과근무 등록 내역: 직원의 전체 초과근무 내역 ![](/files/5qecQtdO7C8FPKA4QWLy) # 교대근무 등록 ## 항목 설명 이 항목은 직원의 교대근무를 등록하고 관리합니다. ## 실행 안내 1. 교대근무 등록 작업 표시줄에서![](/files/3eAetEnRzR8aFrhYJ2xI)를 선택합니다. 교대근무 등록을위해 섹션 **II.2**의 지침을 따르십시오. 입력된 정보는 그림 **VI.2.1**과 같이 표시됩니다. ![VI.2.1](/files/Nb9YzHHJhy9lOwDRQczk) 설명 * 기간: 교대근무 유효기간입니다. 교대근무 기간이 고정인 경우, **“To date”** 열은 공란으로 표시되며, 일시적인 교대근무인 경우, **“To date”** 열에 정보를 입력해야 합니다. * 등록 유형: \* * 숫자 0: 고정/영구적 * 숫자 1: 일시적 * 보너스 시간: 근무시간 내내 근무하는 경우 추가됩니다. 회사가 직원에게 근무시간을 보상으로 추가해주는 경우 사용됩니다. * 초과근무시간 사전등록: 초과근무를 사전등록하는 경우, 지원이 가능합니다. **“Overtime in advance”** 기능을 통해 사전에 초과근무시간을 등록할 수 있습니다. **비고**: 만일 직원이 2020년 4월 1일부터 고정 교대 01을 등록하고 2020년 4월 5일에서 2020년 4월 10일까지 임시적으로 교대근무 02를 등록한 경우, 해당 직원의 근무시간은 다음과 같이 계산됩니다. 2020년 4월 1일부터 2020년 4월 4일까지 교대근무 01; 2020년 4월 5일부터 2020년 4월 10일까지 교대근무 02; 2020년 4월 11일부터 계속 교대근무 01. 1. 데이터 편집, 삭제 및 내보내기 데이터를 편집, 삭제 및 Excel 파일로 내보내려면 섹션 **II.3, II.4, II.5, II.6**의 지침을 따르십시오. 1. 보고서: * 일일 교대 등록 리스트: 일별 각 교대시간에 등록된 직원 목록을 보여줍니다. * 가간별 교대 등록 리스트: 기간별 각 교대시간에 등록된 직원 목록을 보여줍니다. * 교대 세부내역: 보고서 기간동안에 직원의 자세한 교대근무 목록입니다. ![](/files/3kCZFv0af2tJiGaXe7xp) * 미등록 교대근무 목록: 교대근무 또는 휴가를 등록하지 않은 직원 목록입니다. * 잘못된 교대근무 목록: 02 교대근무를 등록하였으나 12시간 이상 분리되지 않은 직원 목록입니다.. * 총 교대 수: 교대 근무일에 따라 교대 근무 직원 수를 요약한 표입니다. ![](/files/qAzQlbvgbtsz9vkrFgmr) # 근태집계 데이터 입력 ## 기능 설명 본 기능은 근태관리기계에서 각 직원별 교대근무 시작시간 및 종료시간 데이터를 추출하는 목적으로 사용되며, 정보가 없을 경우 근태정보를 추가할 수 있습니다. ## 실행 안내 작업표시줄에서![](/files/PAcXLI6iAvWHnGtgaLo3)를 선택합니다. -> 선택 후 인터페이스상 다음의 두 개 탭이 표시됩니다. : 일반 및 삭제 목록 * * 1. 일반 ![VI.3.1](/files/YOlrBnI7vt7VHd4gftSQ) 근태정보는 다음의 두 가지 방법으로 추출이 가능합니다. * **방법1**: 전체 직원 정보를 추출. 이 경우 VI.3.2의 안내사항을 따릅니다. ![VI.3.2](/files/wDINdMJLGa9mtQhrjx7H) Step 1: 기능박스에서 “Get timekeeping data”를 선택합니다. Step 2: 실행 버튼을 클릭 Step 3: 데이터를 필터기능으로 선택 (지역별, 시간별 필터 기능이 있습니다) Step 4: OK 버튼을 클릭하여 데이터를 추출하거나 Cancel 버튼을 클릭하여 취소 * **방법 2**: 직원코드에 따라 데이터를 추출. 이 경우 VI.3.3의 안내사항을 따릅니다. ![VI.3.3](/files/VAC1Kew75UDLU5AKQbSE) Step 1: 기능박스에서 “Get timekeeping according to employee code”를 선택 Step 2: 실행버튼을 클릭 Step 3: 기간을 선택해 정보 추출 Step 4: OK 버튼을 클릭 시 VI.3.4의 화면이 표시됨. ![VI.3.4](/files/DDPlAqaWpcFQbxYyfKEC) Step 5: 직원를 선택해 정보를 추출 Step 6: OK 버튼을 클릭해 실행하거나 Cancel 버튼을 클릭해 취소 1. 직원 근태정보에 대한 추가 안내 section **II.2** 의 안내사항과 동일하게 실행합니다. * 일자, 시간: 근태정보에 추가하기 위한 일자와 시간입니다. * 출근/퇴근: 출근/퇴근 구분 * 사유: 출퇴근 시간 추가 사유 1. 정보 수정, 삭제, 추출 방법 정보를 수정, 삭제하거나 엑셀파일로 추출하는 방법은 **II.3, II.4, II.5, II.6**의 안내를 따릅니다. 1. 보고 설명 * 교대 등록에 의한 시간 기록 리스트: 등록된 것과 유사한 직원가 시간 기록 데이터가 있는 리스트 * 교대 등록에 의한 시간 기록 데이터가 없는 리스트: 직원가 교대 동록을 했지만 시간 기록 데이터가 없는 리스트 \* 1. 삭제 목록 삭제 목록은 사용자가 “일반"에서 삭제한 시간 기록 데이터를 저장합니다. **주의:** 기록기에서 근태기록을 재 검색할 때 유저가 삭제하였던 정보는 회복할 수 없습니다. 1. 데이터 수정, 삭제, 추출 설명 데이터를 수정, 삭제하거나 엑셀파일로 추출하는 법은 **II.3, II.4, II.5, II.6**의 안내를 따릅니다. # 조퇴 및 외출 ## 기능 설명 본 기능은 직원의 근무시간 내에 외출에 대한 정보를 관리하는 데 도움이 됩니다. ## 구현 안내 1. 정보 등록 안내 작업표시줄에서![](/files/gfhGmSdTJm0dSYmOc20K) 를 선택합니다 . 섹션 **II.2** 의 안내와 동일한 등록을 위한 구현, 그러면 데이터가 VI.4.1화면과 같이 표시됩니다. ![VI.4.1](/files/SzRf9ATRG3G4rIHxQxnN) 인터페이스 설명 * 외출시간은 근무시간에서 차감: 근무시간 내에 외출시간입니다. * 총 외출시간: 교대 간 휴식 시간을 포함하여 외출시간입니다. 1. 데이터 수정, 삭제 및 추출 설명 데이터를 수정, 삭제하거나 엑셀파일로 추출하는 법은 **II.3, II.4, II.5, II.6**의 안내를 따릅니다 1. 보고서 설명 ![](/files/ttZYNw58L6z3QRoooP1k) * 근태정보를 벗어난 직원의 테이블: 직원의 실제 근태 분석내용 * 외출이 승인된 표: 사용자가 상세하게 나오는 직원 목록을 입력한 리스트 ![](/files/B97jtTjxuWGnRk5MQ013) * 결근 승인된 일반표: 사용자가 승인된 직원가 외부로 나가는 시간을 입력한 리스트 ![](/files/hhxZBDnCV5GI8K76e0ZW) # 임신 및 출산 ## 기능 설명 본 기능은 임신 첫 날부터 출산 시점까지 임산부의 리스트를 관리합니다. ## 구현 안내 * 1. 등록 안내 작업표시줄에서 ![](/files/L2FBS4LQL8n7E97sPhmi) 을 선택합니다. 섹션 **II.2** 의 안내와 동일하게 실행 시 데이터가 VI.5.1의 화면과 같이 표시됩니다. ![VI.5.1](/files/0rGpcIEqhmSr1ipM3YAU) 인터페이스 설명 기한: 이 정보로부터 소프트웨어는 출산휴가를 계산하기 위해 임신 첫날을 계산합니다. * 데이터 수정, 삭제, 추출 안내 데이터를 수정, 삭제하거나 엑셀파일로 추출하는 법은 **II.3, II.4, II.5, II.6**의 안내를 따릅니다. * 보고서 및 기능 * 임산부 리스트 * 직원명단에 자격이 있는 경우: 출산 수당 자격이 있는 임산부 명단 (회사 규정에 비해 1시간 늦게 출근 또는 일찍 퇴근) * 출산 모니터링 – 간호 영아: 이 보고서는 임신 척날부터 출산 및 직장 복귀 시점까지의 모니터링을 요약합니다. * 출산을 위한 휴가 초기 카드 인쇄: 출산 혜택을 받고 있는 사람들을 위한 카드를 인쇄할 때 사용합니다. 안내는 휴가 초기 카드를 인쇄합니다. 1 단계: 해당 직원 리스트 선택. 2 단계: 인쇄를 원하는 직원을 선택하여 인쇄 합니다. --- [Next Page](/llms-full.txt/1)