Hướng dẫn tạo dữ liệu

Mô tả nghiệp vụ

Hướng dẫn người dùng cách tạo các dữ liệu như thông tin công nhân viên, dữ liệu thai sản, dữ liệu ca làm việc, dữ liệu đăng ký nghỉ….

Phương thức tạo dữ liệu:

• Điền trực tiếp thông tin trên giao diện PM: Cách này phù hợp khi tạo dữ liệu cho số lượng ít nhân viên hoặc dữ liệu đang được lưu dưới dạng văn bản giấy.

• Tạo từ file mẫu Excel: Cách này phù hợp với việc tạo dữ liệu cho số lượng lớn nhân viên, và dữ liệu được lưu theo định dạng file excel.

Cách tạo dữ liệu trực tiếp trên giao diện phần mềm

Trên thanh công cụ làm theo các bước: (1) Điền đầy đủ các thông tin -> (2) Chọn Lưu để lưu dữ liệu vào PM. Hình II.2.1

II.2.1

• Những thông tin có màu đỏ và dấu * là bắt buộc phải nhập dữ liệu.

• Biểu tượng nhấp nháy: Sau khi bấm nút Lưu mà có biểu tượng này báo nghĩa là PM đã nhận diện lỗi nhập thông tin và yêu cầu bổ sung vào ô đó.

Tạo dữ liệu từ file mẫu Excel

Các bước thực hiện như sau: Lấy file mẫu từ phần mềm -> Điền các thông tin vào file mẫu và lưu lại -> Nhập khẩu dữ liệu từ file mẫu vào PM.

Bước 1: Lấy file mẫu

Thực hiện các bước như hình II.2.2

II.2.2

• (1): Nhấn để lấy file mẫu.
• (2): Chọn thư mục để lưu file. Tên file mẫu mặc định là ImportGeneralExcel.xlsx (có thể đổi tên file mẫu cho phù hợp với người dùng)

• (3): Nhấn Save để lưu file mẫu.

Quy định đặt tên thư mục hoặc tên file mẫu: Tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu viết liền không có dấu cách. Ví dụ: FileMau.xlsx, DangKyTangCa.xlsx…

Bước 2: Điền các thông tin vào file mẫu

Điền các thông tin vào file mẫu đã lấy ở phần a. Ví dụ: Điền thông tin đăng ký tăng ca (hình II.2.3)

II.2.3

Quy định điền thông tin vào file mẫu:

• Không được chèn cột hay dòng trên file mẫu.

• Không được để dòng trống giữa hai dòng thông tin. Nếu để trống dòng thì sẽ mất dữ liệu của các dòng ở dưới dòng trống.

• Những cột chứa ô có tiêu đề màu đỏ là những cột buộc phải điền thông tin.

• Ví dụ về điền sai: (hình II.2.4) đây là lỗi người dùng hay gặp phải (phần dòng và chữ X màu đỏ)

II.2.4

Bước 3: Nhập khẩu dữ liệu từ file mẫu vào PM

Thực hiện các bước như hình II.2.5

II.2.5

• (1): Nhấn để nhập khẩu dữ liệu từ file mẫu.
• (2): Tìm đến file mẫu, rồi chọn vào file mẫu.

• (3): Nhấn Open. (có thể bỏ qua bước 3 nếu click đúp vào file mẫu).

Sau bước 2 và 3 thì dữ liệu sẽ được hiển thị trên lưới của PM như hình II.2.6

II.2.6

• (4): Nhấn để lưu dữ liệu lên PM. Kết thúc quá trình tạo dữ liệu bằng file Excel

Trường hợp: Sau khi Nhấn Lưu mà PM hiển thị thông báo không thành công. Thì kiểm tra lỗi nhập liệu ở cột Kiểm tra nhập liệu (hình II.2.6).