# Danh mục Thông Tin Nhân Viên

## **Mô tả danh mục**

Danh mục này dùng để quản lý thông tin nhân viên cơ bản và những báo cáo quản trị. Danh mục này có các tab dữ liệu sau:

* Tab Tổng quát: Sử dụng để hiển thị thông tin nhân viên và các báo cáo quản trị.
* Tab Nhập nhân viên mới: Sử dụng để tạo thông tin nhân viên mới.
* Tab Tiện ích: Các tiện ích hỗ trợ cập nhật thông tin nhân viên, đổi mã nhân viên…

## **Các bước thực hiện**

Trên Thanh tác nghiệp, chọn vào mục ![](https://1857814706-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2Fsmartbooks-hrm-guideline%2F-MVQJkJeSmDczUDFU3P_%2F-MVQVKtFG3Oos1cfvz-H%2F0.png?generation=1615369169565089\&alt=media) .

### **Tab Nhập nhân viên mới**

Tab này sử dụng để tạo thông tin nhân viên mới vào PM. (hình V.1.1)

![V.1.1](https://1857814706-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2Fsmartbooks-hrm-guideline%2F-MVQJkJeSmDczUDFU3P_%2F-MVQVKtGKlRTRheAVcXD%2F1.png?generation=1615369169674930\&alt=media)

#### **Hướng dẫn tạo thông tin nhân viên mới:**

* Cách 1: Điền thông tin nhân viên trực tiếp lên trên lưới dữ liệu (điền vào phần được đóng khung màu đỏ) -> Nhấn nút LƯU để lưu dữ liệu.

{% hint style="info" %}

* Những cột chứa dòng chữ tiêu đề màu đỏ thì không được để trống: Mã nhân viên; Họ tên; Ngày sinh; Giới tính; Số CMND; Ngày vào tập đoàn.
* Cột Địa chỉ: Điền dữ liệu theo định dạng: Số nhà, ngõ xóm – Phường xã – Quận huyện – Tỉnh TP.
* Cột Ngày sinh: PM hỗ trợ điền thông tin theo 03 định dạng:
  * dd/MM/yyyy: Nhân viên có đủ thông tin ngày tháng năm sinh.
  * MM/yyyy: Nếu nhân viên chỉ có thông tin tháng và năm sinh.
  * yyyy: Nếu nhân viên chỉ có thông tin năm sinh.
    {% endhint %}

- Cách 2: Lấy dữ liệu thông tin nhân viên từ file mẫu Excel

Thực hiện các bước theo hướng dẫn ở phần II.2.3.

#### **Hướng dẫn sửa, xóa và xuất dữ liệu**

Để sửa, xóa và xuất dữ liệu ra file Excel thì làm theo hướng dẫn ở phần **II.3, II.4, II.5, II.6.**

### **Tab Tổng quát**

Tab này thể hiện các thông tin chi tiết của công nhân viên. Tab này gồm 2 phần: Phần lưới bên trái màn hình và Tab **Thông tin chính** chiếm phần lớn còn lại màn hình.

* Phần lưới bên trái của màn hình hiển thị danh sách nhân viên hoặc một số dữ liệu của các báo cáo.
* Tab **Thông tin chính** hiển thị chi tiết thông tin nhân viên. Cách để hiển thị thông tin nhân viên:
  * Cách 1: Nhập mã nhân viên hoặc số CMTND vào ô Tìm Kiếm -> Nhấn nút Search.
  * Cách 2: Click chọn vào dòng trên lưới (hình V.1.2).

![V.1.2](https://1857814706-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2Fsmartbooks-hrm-guideline%2F-MVQJkJeSmDczUDFU3P_%2F-MVQVKtH7YI4Gco4utVZ%2F2.png?generation=1615369169648423\&alt=media)

#### **Hướng dẫn sửa dữ liệu**

Sửa trực tiếp dữ liệu vào các ô trong tab **Thông tin chính** sau đó nhấn nút **Lưu** để lưu dữ liệu.

#### **Hướng dẫn xóa**

Tích chọn nhân viên cần xóa trên lưới bên trái, sau đó làm theo hướng dẫn ở phần II.4.

#### **Hướng dẫn xuất dữ liệu.**

Thực hiện các bước theo hướng dẫn ở phần II.5 và II.6

**Giải thích các báo cáo và hướng dẫn sử dụng một số chức năng đặc biệt**

* Danh sách nhân viên: Báo cáo này hiển thị toàn bộ thông tin nhân viên bao gồm đang đi làm, đang nghỉ phép và đã thôi việc.
* Danh sách đang làm việc: Báo cáo này hiển thị danh sách nhân viên đang làm việc không bao gồm nhân viên nghỉ phép.
* Danh sách đang làm việc và nghỉ phép: Báo cáo này hiển thị danh sách nhân viên đang làm việc bao gồm cả nhân viên nghỉ phép.
* Danh sách nhân viên mới vào: Báo cáo này hiển thị danh sách nhân viên mới vào trong khoảng thời gian.
* Danh sách nhân viên thôi việc: Báo cáo này hiển thị danh sách nhân viên nghỉ việc trong khoảng thời gian.
* Đơn xin chuyển vị trí: In đơn xin chuyển sang vị trí mới.
* In thẻ nhân viên: Hướng dẫn In thẻ nhân viên (hình V.1.3):

Bước 1: Chọn vào nhân viên cần in thẻ trên lưới

![V.1.3](https://1857814706-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2Fsmartbooks-hrm-guideline%2F-MVQJkJeSmDczUDFU3P_%2F-MVQVKtIDmm37A_w4Rf0%2F3.png?generation=1615369169583553\&alt=media)

Bước 2: Trong **Hộp Chức năng**, chọn **In thẻ nhân viên** rồi nhấn nút **Thực hiện**

Bước 3: Chọn **Xem file in**

Bước 4: Nhấn nút **OK** sẽ thấy kết quả như hình V.1.4

Bước 5: Chọn biểu tượng in để in thẻ.

![V.1.4](https://1857814706-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2Fsmartbooks-hrm-guideline%2F-MVQJkJeSmDczUDFU3P_%2F-MVQVKtJVQYJqL1yvNKZ%2F4.png?generation=1615369169624089\&alt=media)

**Danh sách báo cáo khác**

* Danh sách nhân viên mới vào.
* Danh sách nhân viên thôi việc.
* Danh sách nhân viên sinh nhật.

### **Tab Tiện ích**

Tab này hỗ trợ một số tiện ích như: Đổi mã nhân viên, cập nhật dữ liệu viên từ Excel, cập nhật ảnh nhân viên số lượng lớn.

![](https://1857814706-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2Fsmartbooks-hrm-guideline%2F-MVQJkJeSmDczUDFU3P_%2F-MVQVKtKVuDVJjdI3XbC%2F5.png?generation=1615369169571359\&alt=media)

#### **Tiện ích Đổi mã nhân viên**

Sử dụng trong trường hợp muốn sửa lại Mã nhân viên (hình V.1.5). Thực hiện nhập mã cũ và mã mới sau đó nhấn nút ĐỔI MÃ NV để thực hiện.

![V.1.5](https://1857814706-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2Fsmartbooks-hrm-guideline%2F-MVQJkJeSmDczUDFU3P_%2F-MVQVKtLy4WbF8-yuhJX%2F6.png?generation=1615369169567899\&alt=media)

**Tiện ích cập nhật dữ liệu theo mã nhân viên.**

Sử dụng tiện ích này khi muốn sửa hoặc bổ sung thông tin cho 1 hay toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp.

Ví dụ: Bổ sung địa chỉ tạm trú cho nhân viên thì làm các bước như sau:

* Bước 1: Nhấn vào nút LẤY TEMPLATE để lấy file mẫu Excel.
* Bước 2: Điền thông tin mới hoặc sửa lại thông tin cũ lên file mẫu (hình V.1.6).

**Lưu ý:** Chỉ điền 1 loại thông tin vào cột GIÁ TRỊ trong 1 lần sửa đổi hoặc bổ sung thông tin.

![V.1.6](https://1857814706-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2Fsmartbooks-hrm-guideline%2F-MVQJkJeSmDczUDFU3P_%2F-MVQVKtMM60KxtnErmil%2F7.png?generation=1615369169566843\&alt=media)

* Bước 3: Nhấn vào nút URL rồi tìm đến file đã điền thông tin ở bước 2 (hình V.1.7).

![V.1.7](https://1857814706-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2Fsmartbooks-hrm-guideline%2F-MVQJkJeSmDczUDFU3P_%2F-MVQVKtNWl5fXMqMIswV%2F8.png?generation=1615369169566579\&alt=media)

* Bước 4: Chọn dữ liệu cần nhập là Đ/C tạm trú (TV) -> nhấn nút NHẬP để lấy dữ liệu vào PM (hình IV.1.8).

![V.1.8](https://1857814706-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2Fsmartbooks-hrm-guideline%2F-MVQJkJeSmDczUDFU3P_%2F-MVQVKtO-SAC7NOi-q1w%2F9.png?generation=1615369169573666\&alt=media)

**Tiện ích cập nhật ảnh cho nhân viên**

Để cập nhật ảnh cho công nhân viên thì làm theo các bước sau:

* Bước 1: Đặt tên ảnh theo mã nhân viên và để vào trong cùng một thư mục. (hình V.1.9)

![V.1.9](https://1857814706-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2Fsmartbooks-hrm-guideline%2F-MVQJkJeSmDczUDFU3P_%2F-MVQVKtPu6n123mTYhiW%2F10.png?generation=1615369169580652\&alt=media)

* Bước 2: Nhấn nút ![](https://1857814706-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2Fsmartbooks-hrm-guideline%2F-MVQJkJeSmDczUDFU3P_%2F-MVQVKtQ63FXOj5I1ZNE%2F11.png?generation=1615369169574264\&alt=media) sau đó trỏ vào thư mục lưu trữ ảnh, rồi chọn ảnh cần nhập như hình V.1.10.
* Bước 3: Nhấn nút OPEN để thực hiện lệnh hoặc nhấn nút CANCEL để hủy lệnh.

![V.1.10](https://1857814706-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2Fsmartbooks-hrm-guideline%2F-MVQJkJeSmDczUDFU3P_%2F-MVQVKtRkqqEEblM7mPB%2F12.png?generation=1615369169584576\&alt=media)